Cosas que hago: Curso para Profesionales y Emprendedores

María Arroyo dictando el curso

María Arroyo dictando el curso

El año 2013 estuvo cargado de HACER: Inicié esté blog como mi primer proyecto personal, participé en diferentes webinars, conocí gente nueva, me certifiqué PMP®, planifiqué un catálogo de cursos y tuve la oportunidad de compartir este conocimiento en mi país, Venezuela.

Tal y como lo he comentado en otras oportunidades, mi motivación principal es la de crear y compartir el conocimiento, si a ello le sumamos mi inquietud de reivindicar nuestra profesión como Jefes de Proyectos y Consultores de Calidad pues obtenemos como resultado el diseño de una serie de cursos que me permitieron compartir mi experiencia con un grupo de profesionales en mi ciudad natal: San Cristóbal.

A través de las siguientes líneas quiero compartir ese proceso de creación y consolidación de una propuesta de servicio desde su nacimiento hasta su cierre.

Fase de Arranque: Definiendo el Alcance.

El primer paso fue definir: ¿sobre qué quería hablar?.  Fue un momento de pensar: ¿qué he aprendido estos años de experiencia profesional? y ¿qué quiero transmitir?.  En base a eso definí tres tipos de cursos:

  1. Enfoque Ágil para la gestión de proyectos y operaciones.
  2. Mejora Continua y Coporate Branding.
  3. Enfoque sistémico de proyectos.

Había algo que tenía claro, y era que los cursos debían de tener un enfoque práctico, por lo que el segundo paso natural fue definir hacia quién quería dirigir estos cursos, luego de reflexionar decidí que estaría dirigido a:

Emprendedores, Gerentes, Líderes de Equipos, Jefes de Proyectos, Empresarios, Ingenieros, Arquitectos y Profesionales que requieran adquirir herramientas de gestión para la ejecución de sus actividades.

Con estas dos premisas tenía el alcance de alto nivel definido.  El criterio de éxito que establecí fue el cierre de una propuesta de servicio para uno de los cursos.

Fase de Planificación: Estimando tiempo y costes.

Esta fase me llevó un poco más de tiempo, pues tuve que establecer la estructura de los cursos, es decir hacer el diseño detallado.  Para realizarlo de manera friendly utilicé post-it para definir un diagrama de afinidad y crear una Estructura de Trabajo del Proyecto (EDT o WBS):

Esta técnica consiste en escribir las actividades que consideras llevará tu proyecto y luego agruparlas por afinidad.

Una vez construido el diagrama de afinidad y para continuar con los siguientes pasos, establecí mi EDT como una Estructura de Servicios, esto me permitió establecer los entregables que debía producir y por tanto las actividades que tenía que realizar para conseguir esos entregables, así surgió el diseño detallado.

 Dentro de las actividades estaban: definición detallado del temario, elaboración de un brochure, definición de casos prácticos, elaboración de la presentación, entre otras.

A cada actividad le otorgué un estimado en horas y luego realicé una estimación bottom-up (sumé todas las piezas), si veía que tardaba mucho, pues me llevaba a revisar el temario nuevamente.

Una técnica que me ayudó fue visualizarme dictando los cursos, para detectar si era demasiada información o si por el contrario debería enfocarme en otros puntos.

 Posteriormente, empecé a estimar los costes.  Por experiencias anteriores como freelance, ya contaba con estructura de costes (sólo tuve cambiar la estructura del servicio), y así obtuve:

 ESTRUCTURA DEL SERVICIO

COMPONENTE

PRINCIPALES ACTIVIDADES

PRODUCTOS

Cursos

Planificación de los cursos

Brochure y Temario Detallado

Elaboración del material

Guías y presentaciones

Ejecución de los cursos

Formación

 Teniendo el estimado en tiempo para cada producto del servicio procedí a establecer los costes directos e indirectos.

 Ahora venía la pregunta importante: ¿Y cuánto cobro?, pues bien, empecé a indagar (gestión de interesados), a preguntar a colegas ingenieros en mi país, a investigar los precios relacionados con la elaboración del material de apoyo, tiempos de entrega, disponibilidad (gestión de riesgos), y muy importante investigar qué ciudades estarían dispuestas a invertir en un curso para sus empleados.

Como tenía la estructura de servicio y las horas de cada actividad, lo que hice fue establecer un coste por hora profesional tanto para aquellas actividades que tendría que realizar un trabajo de manera offsite como para las horas de ejecución del curso en sí (trabajo onsite) con esto y sumando una serie de costes indirectos, pude establecer el presupuesto de los cursos.

 En esta fase de investigación me encontré de todo: personas que me decían que no lo iba a conseguir, o que la situación estaba demasiado mal, y otros que me decían que todo dependería de la ciudad y de la empresa. También me encontré con microempresarios y emprendedores que les llamó la atención los cursos… en fin, todo un sistemas de opiniones.

Mi decisión fue: seguir hacia adelante, el NO ya lo tenía, solo era cuestión de hacerlo.

 La salida de todo esto fue: la elaboración de un brochure (que sería la forma en la que comunicaría lo que quería hacer)  y el temario detallado y el presupuesto.

 Fase de Turbulencia: ¿A quién se lo vendo?

 ¿Y ahora qué?, ya tenía todo definido, ¿hacia quién me dirigía?.

Empecé por lo que conocía, decidí ofrecer mis cursos a mis contactos, colegas que estaban en la Ciudad de Mérida y otras dos colegas que tengo en la Ciudad de San Cristóbal.  Preparé un mail y les envié la información, sin saberlo ya estaba aplicando aquello que aprendería de mi compañero de viaje días antes:

El dinero metálico no es lo importante, el dinero está en las relaciones que siembres.

 Las cosas empezaron a moverse….muy lentas, pero a moverse.  Ambas partes me respondieron, una de mis colegas llevó los cursos a las universidades privadas y habló con la empresa en la que trabaja, otra le envió la información a su jefe. …ya solo quedaba confiar y esperar.  En ese lapso tuve muchos pensamientos positivos y negativos.

La semana antes de mi viaje, el Departamento de Tecnología de un Banco Regional de la Ciudad de San Cristóbal se interesó por mis cursos, querían los tres cursos!!!, otro chico emprendedor quería los cursos para su equipo!!!…solo que ahora era yo quien tenía el tiempo contado.

Fase de Negociación: Consiguiendo el criterio de éxito

Planifiqué una entrevista con el Departamento de Tecnología del Banco Sofitasa.  La primera reunión consistió en explicar lo que hacía y el objetivo de los cursos, como no podía dictar los tres cursos por cuestión de tiempo y el cliente estaba interesado en los tres, decidí ofrecerles la fusión de dos cursos y así surgió la propuesta de servicio: Enfoque Integral de proyectos y operaciones.   A las dos de la tarde, estaba nuevamente en una reunión cuyo resultado fue la aceptación de la propuesta de servicio.

Llegué a mi casa materna, me senté en el sofá y respiré….lo había conseguido, el criterio de éxito definido estaba conseguido… ahora sólo quedaba a dar lo mejor de mí.

Mi venta consistió básicamente en creer en lo que había diseñado y en el valor agregado que esta experiencia podía tener en el equipo, en escuchar al cliente y ofrecerles algo que se adaptara a lo que buscaba, siempre con la premisa del Ganar-Ganar.

 Fase de Ejecución: Compartiendo experiencias

Realizando casos prácticos

Realizando casos prácticos

Los primeros minutos iba de los nervios, luego de presentarme, conocer el grupo (15 personas), detectar sus inquietudes y expectativas, empecé a presentarles el objetivo del curso.  Dentro del equipo estaban miembros de la oficina PMO, equipo de operaciones, bases de datos y negocio.

Mi primera idea fue conocer qué entendían los participantes acerca de la gestión de proyectos, pues uno de los requisitos del cliente fue que se hiciera evidente lo que se había conseguido desde la oficina de PMO y las oportunidades de mejora que aún quedaban por ejecutar.

 Dentro de las inquietudes estaban:

  1. Cómo alinear la parte de operaciones y proyectos.
  2. Cómo alinear el negocio con los proyectos de desarrollo de SW, es decir, cómo hacer para disminuir los riesgos y trabajar de manera concatenada (gestión de expectativas, team building, y gestión de riesgos).
  3. Qué herramientas prácticas podrían ser útiles.
El equipo de la Oficina de Proyectos celebrando su primer aniversario

El equipo de la Oficina de Proyectos celebrando su primer aniversario

Fase de Cierre: Lecciones Aprendidas

Lo más importante de esta fase fue recibir el feedback de los participantes para detectar mis oportunidades de mejora, y luego mi revisión de lecciones aprendidas, dentro de las que se encuentran mejorar la investigación del entorno, en relación a la parte legal.  Aunque soy venezolana estos temas en mi país varían de un día para otro, afortunadamente siempre encontré gente que apoyara y me guiara, sin embargo tomo como lección aprendida dedicarle más tiempo a esta parte.

Reflexiones:

Ahora bien, ¿Cómo hice para que todo esto se diera?, personalmente, y esta es la lección más importante:

Trabajar con coherencia, trabajar desde el corazón, que no es otra cosa que el entusiasmo de hacer lo que me gusta y no pensando en lo que tenía que vender o ganar.

Esta manera de trabajar a mí me funciona, no puedo asegurar que sea así todo el tiempo, lo que sí sé es que está en consonancia con lo que quiero ser y hacer.

Espero que esta experiencia te anime a emprender tus proyectos personales, como sabes la gestión de proyectos es una filosofía de vida, empieza aplicar estos conceptos a tu vida diaria para conseguir tus objetivos.

Finalmente, quiero agradecer a las personas que recibieron y leyeron mi propuesta, al Departamento de Tecnología del Banco Sofitasa, a los que participaron en el taller por dar lo mejor de cada uno y hacer posible un taller ameno y divertido, al Ingeniero Felix Guerra y al Doctor Braulio Rodríguez por darme la oportunidad de compartir y crear esta experiencia.

Me quedo con el compartir de un equipo con ganas de salir adelante, de hacer algo diferente y de encontrar el valor agregado, me quedo con su entusiasmo y sus palabras cordiales, me quedo con las experiencias compartidas en esos dos días, me quedo con el HACER sin importar las realidades negativas, me quedo con el actuar con coherencia y me quedo con un criterio de éxito alcanzado y superado.

Equipo del Banco Sofitasa

Equipo del Banco Sofitasa
Gracias a todos!

Seguro tienes algo importante que compartir y sobretodo algo que te guste y te llene…te invito entonces a sembrar las oportunidades en tu vida.

A Zarelí y Francisco por su apoyo incondicional.

Advertisements

1 Comment

Filed under "PMP", Calidad, Enfoque por procesos, estrategia

One response to “Cosas que hago: Curso para Profesionales y Emprendedores

  1. Saludos María. Mis Felicitaciones por tu Curso para Profesionales y Emprendedores. Me agrado mucho la lectura de su experiencia de vida. Lo mejor para este 2014. Dr. Fernando Martínez

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s