Category Archives: Enfoque por procesos

Lo tradicional, lo ágil, lo real

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A lo largo de este año, los post escritos en siembracreatividad, han estado relacionados con las características, actitudes y herramientas que se requieren en esta nueva Era del Conocimiento.

Ahora le ha tocado el turno a los cambios organizacionales, específicamente a la Cultura Ágil.

Las Organizaciones y el mundo en general está buscando una nueva forma de HACER, esto incluye no sólo sembrar nuevos estilos de liderazgos, herramientas colaborativas, optimización de procesos, tecnologías verdes, etc., sino ver todas estas prácticas con un Enfoque Integral donde lo humano se hace parte fundamental de la ecuación.

Si buscas resultados diferentes no hagas siempre lo mismo . Albert Einstein

Y es precisamente ese Enfoque Integral lo que hace que el mundo de la Mejora Continua y la Gestión de Proyectos sean mi pasión, sin embargo creo que ambas prácticas no han sido aprovechadas al 100% por todos y en muchas ocasiones su proceso de implantación no ha sido el más adecuado. Y es allí donde viene el objetivo de este post:

Hacer evidente lo que se debe tomar en cuenta a la hora de implantar cambios de paradigmas en tu organización. 

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1. Lo tradicional:

Frederick Winslow Taylor padre de la organización científica del trabajo (taylorismo) fue un pionero en su época, logró un método científico que permitió optimizar el trabajo y reducir los costes.

Esta teoría estaba basada en la especialización de las operaciones, es decir: aumentar la destreza del personal a través de la especialización y conocimiento técnico, división de tareas, trabajo individual y mecanizado, control de los tiempos ejecutados en planta.

Por otro lado Henri Fayol se dedicó a crear la Teoría Clásica de la Administración cuyos principios estuvieron basados en mejorar la eficiencia de las organizaciones a través de la forma de las estructuras (departamentos) que conforman las organizaciones y sus relaciones.

Ambas teorías (operativa y administrativa) estuvieron orientadas en mejorar la eficiencia del trabajo a través del orden, estabilidad, jerarquía y control.  Lo anterior generó lo que hoy en día se conoce como Organizaciones Funcionales.

Edwards Deming consultor y difusor de los conceptos de Calidad Total introdujo los conceptos de estadísticas de control procesos en Japón en los años 50, convirtiéndose en una persona clave en el desarrollo de este país luego de la Segunda Guerra Mundial. La Calidad Total gira entonces el enfoque tradicional hacia la gestión de los procesos, considerando la Organización como un todo integrado e introduciendo el concepto de Satisfacción al Cliente. En cuanto a la gestión de proyectos se refiere, encontramos la gestión de proyectos predictivos, marcos de trabajo que fue adoptado por las empresas de tecnología.

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2. Lo ágil:
La agilidad aunque pareciera ser algo que está de moda; tiene su base en la Calidad Total.

Desde mi punto vista la agilidad ha evolucionado desde los años 50 para convertirse en una filosofía de trabajo, siendo la colaboración, entrega de valor y respuesta rápida a los cambios los valores que la conforman.

Así encontramos que el Lean Manufacturing (1937) es un modelo que nace en Toyota para la gestión, con una visión de entregar el máximo valor a los clientes.

KAIZEN (1950) o mejora continua es un modelo con enfoque integral que se apoya en la sinergia creada por el trabajo en equipo para alcanzar los objetivos de una Organización, es decir incluye: personas, negocio, procesos y herramientas.

Aunque existen muchas más herramientas (JIT, Kanban, 5S, etc.) las dos anteriores son para mí la base de la agilidad.

Es importante destacar que la agilidad no está relacionada únicamente con el mundo de desarrollo de software, sin embargo en los últimos años ha sido este sector el que ha impulsado la implantación de estas buenas prácticas, naciendo en 2001 el manifiesto ágil.

La gestión de proyectos también ha evolucionado, actualmente contamos con SCRUM (entre otros) el cual es un marco de trabajo para la gestión de proyectos, su objetivo es incrementar el valor del cliente en periodos cortos de tiempo. El ecosistema ágil también se compone de Coaching, Liderazgo 2.0, Community Managers, Conocimiento y empoderamiento individual.

 

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3. Lo real:

¿En qué parte del ecosistema nos encontramos actualmente?.

La realidad nos muestra que coexistimos organizaciones 1.0 y 2.0, liderazgos tradicionales con nuevos estilos de liderazgos, empresarios y emprendedores y un sistema económico tradicional que va evolucionando poco a poco para soportar este ecosistema.

Actualmente vemos empresas que se están reestructurando (unas por decisión propia otras por efectos externos), nuevas maneras de hacer negocios (Ver Agilidad y Lean Startup por Javier Garzás), algunas personas nos movemos por convicción, otras porque el mercado los empuja y otras se quedan como están, porque aún su manera de hacer las cosas les funciona, sin embargo independientemente de la etapa en la que nos encontremos tenemos un punto en común:  La Tecnología, y quizás por ello enfocamos todo el esfuerzo en ella mas que en el entendimiento y adopción de los procesos que están detrás.

Desde mi punto de vista la manera de implantar estas nuevas tendencias deben de tener base en el valor y la adaptabilidad.
Entonces, si la agilidad es una filosofía bondadosa ¿por qué no la estamos aprovechando al 100%?.

Personalmente pienso que por un lado se siguió realizando consultoría de la misma forma que años atrás, y por otro lado pecamos de orgullo, la creencia de: “esto es algo más y con dos y tres conceptos lo puedo implantar de manera fácil…por algo es ágil no?” 😉

Acciones que debemos evitar si queremos que el proyecto de transformación sea exitoso:

1. Diseñar los nuevos procesos sin antes detectar las fortalezas y oportunidades de mejora que tiene esa Organización, Pyme, negocio, emprendedor.
2. No tomarnos el tiempo de conocer al equipo, y de practicar la escucha activa.
3. Todas las personas somos diferentes, por tanto cada organización tiene su particularidad lo que implica que para que la agilidad tenga valor debemos adaptarla a la realidad en la que estamos.
4. Enfocar todo el proyecto de transformación en la plataforma tecnológica o por el contrario enfocar el proyecto sólo en los conceptos, ambas partes son incluyentes e importantes.
5. Creer que lo sabemos todo: “esto de la agilidad es solo ajustar las herramientas que tengo” :).
6. No identificar e involucrar el círculo de influencia: contrato a alguien que me apoye en este proceso de implantación sin involucrar a todo mi equipo desde el principio, la disponibilidad para que mi equipo sea el núcleo del proyecto de transformación es nula.
7. No prepararnos para la natural resistencia al cambio.

Acciones que debemos fomentar para que el proyecto sea exitoso:

1. Conoce a tu equipo para potenciar sus fortalezas.
2. Define una meta para el proyecto e involucra a todos los que formarán parte del círculo de influencia del proyecto con esa meta.
3. Alíate con los mejores, es importante buscar un Coach de Agilidad.
4. Mira el todo, no te enfoques sólo en el proyecto de transformación, revisa el impacto que tendrá en el resto del sistema (riesgos positivos y negativos) y toma acción dentro de tu proyecto.
5. La plataforma tecnológica es pieza fundamental (así como la definición del marco de trabajo), involucra al equipo de IT desde el principio para que las herramientas a elegir sean las más idóneas para tu realidad.
6. Muestra prototipos, es decir, evita una gestión tradicional para un proyecto ágil. Los prototipos incluyen: workflows, talleres de formación, escoger proyectos donde se pueda implantar esto para ir refinando y aplicando la mejora continua desde el inicio del proyecto.
7. Realiza actividades de teambuilding, será una oportunidad no sólo para sembrar equipo sino para detectar oportunidades de mejora para el proyecto de transformación.

Aplicando la agilidad en lo real: nuestra Vida.

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Una vez fui a una entrevista y se quedaron con cara de “esta persona no está bien de la cabeza” 😉 cuando les comenté que para mí la Gestión de Proyectos y la Calidad son una filosofía de Vida. Pues bien, si nos enfocamos en esta manera de HACER y miramos con el lente de LEAN podremos transpolar aprendizajes interesantes.

LEAN es básicamente todo lo concerniente a obtener las cosas correctas en el lugar correcto, en el momento correcto, en la cantidad correcta, minimizando el despilfarro, siendo flexible y estando abierto al cambio.

 

Si extrapolamos este concepto a la vida diaria sería algo como:

LEAN = ASERTIVIDAD

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1. Las cosas correctas en el lugar correcto: para ello tenemos que definir lo que queremos, hacia dónde ir. ¿Qué tipo de líder quiero ser? ¿Qué tipo de empresa quiero tener? ¿Qué quiero obtener con la implantación de esa metodología? ¿Qué tipo de padre/amigo/espos@/ quiero ser?. Un vez definido el SER o la INTENCIÓN empezaremos a decidir el momento correcto, es decir: Estrategia y táctica.
2. La cantidad correcta y minimizando el despilfarro: de energía y de contactos. El esfuerzo debe ser constante, sin embargo, debemos aprender a dosificarlo. Esto también incluye al entorno en el que nos movemos, las personas con la que conectamos. Si bien es cierto no debemos desperdiciar oportunidades, se trata de saber cuáles son las experiencias que nos aportarán valor. Elimina de tu vida los pensamientos negativos, las personas tóxicas y conéctate con la oportunidad de tu objetivo.
3. Siendo flexible y abierto al cambio: ya nada será lo mismo, por lo que debemos desaprender lo viejo y aprender una nueva forma de vivir la vida. Los cambios se hacen cada vez más presentes y constantes, por lo que debemos tener las raíces de un Roble pero la Flexibilidad de un Bambú para adaptarnos y aprovechar las oportunidades del entorno.
Esta herramienta te podría ayudar no sólo a visualizar tu estrategia sino te dará ánimos de lograr pequeños avances que tengan impacto en tu día a día.

Y tú…¿te atreves a sembrar lo real a tu vida?

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Cosas que hago: Curso para Profesionales y Emprendedores

María Arroyo dictando el curso

María Arroyo dictando el curso

El año 2013 estuvo cargado de HACER: Inicié esté blog como mi primer proyecto personal, participé en diferentes webinars, conocí gente nueva, me certifiqué PMP®, planifiqué un catálogo de cursos y tuve la oportunidad de compartir este conocimiento en mi país, Venezuela.

Tal y como lo he comentado en otras oportunidades, mi motivación principal es la de crear y compartir el conocimiento, si a ello le sumamos mi inquietud de reivindicar nuestra profesión como Jefes de Proyectos y Consultores de Calidad pues obtenemos como resultado el diseño de una serie de cursos que me permitieron compartir mi experiencia con un grupo de profesionales en mi ciudad natal: San Cristóbal.

A través de las siguientes líneas quiero compartir ese proceso de creación y consolidación de una propuesta de servicio desde su nacimiento hasta su cierre.

Fase de Arranque: Definiendo el Alcance.

El primer paso fue definir: ¿sobre qué quería hablar?.  Fue un momento de pensar: ¿qué he aprendido estos años de experiencia profesional? y ¿qué quiero transmitir?.  En base a eso definí tres tipos de cursos:

  1. Enfoque Ágil para la gestión de proyectos y operaciones.
  2. Mejora Continua y Coporate Branding.
  3. Enfoque sistémico de proyectos.

Había algo que tenía claro, y era que los cursos debían de tener un enfoque práctico, por lo que el segundo paso natural fue definir hacia quién quería dirigir estos cursos, luego de reflexionar decidí que estaría dirigido a:

Emprendedores, Gerentes, Líderes de Equipos, Jefes de Proyectos, Empresarios, Ingenieros, Arquitectos y Profesionales que requieran adquirir herramientas de gestión para la ejecución de sus actividades.

Con estas dos premisas tenía el alcance de alto nivel definido.  El criterio de éxito que establecí fue el cierre de una propuesta de servicio para uno de los cursos.

Fase de Planificación: Estimando tiempo y costes.

Esta fase me llevó un poco más de tiempo, pues tuve que establecer la estructura de los cursos, es decir hacer el diseño detallado.  Para realizarlo de manera friendly utilicé post-it para definir un diagrama de afinidad y crear una Estructura de Trabajo del Proyecto (EDT o WBS):

Esta técnica consiste en escribir las actividades que consideras llevará tu proyecto y luego agruparlas por afinidad.

Una vez construido el diagrama de afinidad y para continuar con los siguientes pasos, establecí mi EDT como una Estructura de Servicios, esto me permitió establecer los entregables que debía producir y por tanto las actividades que tenía que realizar para conseguir esos entregables, así surgió el diseño detallado.

 Dentro de las actividades estaban: definición detallado del temario, elaboración de un brochure, definición de casos prácticos, elaboración de la presentación, entre otras.

A cada actividad le otorgué un estimado en horas y luego realicé una estimación bottom-up (sumé todas las piezas), si veía que tardaba mucho, pues me llevaba a revisar el temario nuevamente.

Una técnica que me ayudó fue visualizarme dictando los cursos, para detectar si era demasiada información o si por el contrario debería enfocarme en otros puntos.

 Posteriormente, empecé a estimar los costes.  Por experiencias anteriores como freelance, ya contaba con estructura de costes (sólo tuve cambiar la estructura del servicio), y así obtuve:

 ESTRUCTURA DEL SERVICIO

COMPONENTE

PRINCIPALES ACTIVIDADES

PRODUCTOS

Cursos

Planificación de los cursos

Brochure y Temario Detallado

Elaboración del material

Guías y presentaciones

Ejecución de los cursos

Formación

 Teniendo el estimado en tiempo para cada producto del servicio procedí a establecer los costes directos e indirectos.

 Ahora venía la pregunta importante: ¿Y cuánto cobro?, pues bien, empecé a indagar (gestión de interesados), a preguntar a colegas ingenieros en mi país, a investigar los precios relacionados con la elaboración del material de apoyo, tiempos de entrega, disponibilidad (gestión de riesgos), y muy importante investigar qué ciudades estarían dispuestas a invertir en un curso para sus empleados.

Como tenía la estructura de servicio y las horas de cada actividad, lo que hice fue establecer un coste por hora profesional tanto para aquellas actividades que tendría que realizar un trabajo de manera offsite como para las horas de ejecución del curso en sí (trabajo onsite) con esto y sumando una serie de costes indirectos, pude establecer el presupuesto de los cursos.

 En esta fase de investigación me encontré de todo: personas que me decían que no lo iba a conseguir, o que la situación estaba demasiado mal, y otros que me decían que todo dependería de la ciudad y de la empresa. También me encontré con microempresarios y emprendedores que les llamó la atención los cursos… en fin, todo un sistemas de opiniones.

Mi decisión fue: seguir hacia adelante, el NO ya lo tenía, solo era cuestión de hacerlo.

 La salida de todo esto fue: la elaboración de un brochure (que sería la forma en la que comunicaría lo que quería hacer)  y el temario detallado y el presupuesto.

 Fase de Turbulencia: ¿A quién se lo vendo?

 ¿Y ahora qué?, ya tenía todo definido, ¿hacia quién me dirigía?.

Empecé por lo que conocía, decidí ofrecer mis cursos a mis contactos, colegas que estaban en la Ciudad de Mérida y otras dos colegas que tengo en la Ciudad de San Cristóbal.  Preparé un mail y les envié la información, sin saberlo ya estaba aplicando aquello que aprendería de mi compañero de viaje días antes:

El dinero metálico no es lo importante, el dinero está en las relaciones que siembres.

 Las cosas empezaron a moverse….muy lentas, pero a moverse.  Ambas partes me respondieron, una de mis colegas llevó los cursos a las universidades privadas y habló con la empresa en la que trabaja, otra le envió la información a su jefe. …ya solo quedaba confiar y esperar.  En ese lapso tuve muchos pensamientos positivos y negativos.

La semana antes de mi viaje, el Departamento de Tecnología de un Banco Regional de la Ciudad de San Cristóbal se interesó por mis cursos, querían los tres cursos!!!, otro chico emprendedor quería los cursos para su equipo!!!…solo que ahora era yo quien tenía el tiempo contado.

Fase de Negociación: Consiguiendo el criterio de éxito

Planifiqué una entrevista con el Departamento de Tecnología del Banco Sofitasa.  La primera reunión consistió en explicar lo que hacía y el objetivo de los cursos, como no podía dictar los tres cursos por cuestión de tiempo y el cliente estaba interesado en los tres, decidí ofrecerles la fusión de dos cursos y así surgió la propuesta de servicio: Enfoque Integral de proyectos y operaciones.   A las dos de la tarde, estaba nuevamente en una reunión cuyo resultado fue la aceptación de la propuesta de servicio.

Llegué a mi casa materna, me senté en el sofá y respiré….lo había conseguido, el criterio de éxito definido estaba conseguido… ahora sólo quedaba a dar lo mejor de mí.

Mi venta consistió básicamente en creer en lo que había diseñado y en el valor agregado que esta experiencia podía tener en el equipo, en escuchar al cliente y ofrecerles algo que se adaptara a lo que buscaba, siempre con la premisa del Ganar-Ganar.

 Fase de Ejecución: Compartiendo experiencias

Realizando casos prácticos

Realizando casos prácticos

Los primeros minutos iba de los nervios, luego de presentarme, conocer el grupo (15 personas), detectar sus inquietudes y expectativas, empecé a presentarles el objetivo del curso.  Dentro del equipo estaban miembros de la oficina PMO, equipo de operaciones, bases de datos y negocio.

Mi primera idea fue conocer qué entendían los participantes acerca de la gestión de proyectos, pues uno de los requisitos del cliente fue que se hiciera evidente lo que se había conseguido desde la oficina de PMO y las oportunidades de mejora que aún quedaban por ejecutar.

 Dentro de las inquietudes estaban:

  1. Cómo alinear la parte de operaciones y proyectos.
  2. Cómo alinear el negocio con los proyectos de desarrollo de SW, es decir, cómo hacer para disminuir los riesgos y trabajar de manera concatenada (gestión de expectativas, team building, y gestión de riesgos).
  3. Qué herramientas prácticas podrían ser útiles.
El equipo de la Oficina de Proyectos celebrando su primer aniversario

El equipo de la Oficina de Proyectos celebrando su primer aniversario

Fase de Cierre: Lecciones Aprendidas

Lo más importante de esta fase fue recibir el feedback de los participantes para detectar mis oportunidades de mejora, y luego mi revisión de lecciones aprendidas, dentro de las que se encuentran mejorar la investigación del entorno, en relación a la parte legal.  Aunque soy venezolana estos temas en mi país varían de un día para otro, afortunadamente siempre encontré gente que apoyara y me guiara, sin embargo tomo como lección aprendida dedicarle más tiempo a esta parte.

Reflexiones:

Ahora bien, ¿Cómo hice para que todo esto se diera?, personalmente, y esta es la lección más importante:

Trabajar con coherencia, trabajar desde el corazón, que no es otra cosa que el entusiasmo de hacer lo que me gusta y no pensando en lo que tenía que vender o ganar.

Esta manera de trabajar a mí me funciona, no puedo asegurar que sea así todo el tiempo, lo que sí sé es que está en consonancia con lo que quiero ser y hacer.

Espero que esta experiencia te anime a emprender tus proyectos personales, como sabes la gestión de proyectos es una filosofía de vida, empieza aplicar estos conceptos a tu vida diaria para conseguir tus objetivos.

Finalmente, quiero agradecer a las personas que recibieron y leyeron mi propuesta, al Departamento de Tecnología del Banco Sofitasa, a los que participaron en el taller por dar lo mejor de cada uno y hacer posible un taller ameno y divertido, al Ingeniero Felix Guerra y al Doctor Braulio Rodríguez por darme la oportunidad de compartir y crear esta experiencia.

Me quedo con el compartir de un equipo con ganas de salir adelante, de hacer algo diferente y de encontrar el valor agregado, me quedo con su entusiasmo y sus palabras cordiales, me quedo con las experiencias compartidas en esos dos días, me quedo con el HACER sin importar las realidades negativas, me quedo con el actuar con coherencia y me quedo con un criterio de éxito alcanzado y superado.

Equipo del Banco Sofitasa

Equipo del Banco Sofitasa
Gracias a todos!

Seguro tienes algo importante que compartir y sobretodo algo que te guste y te llene…te invito entonces a sembrar las oportunidades en tu vida.

A Zarelí y Francisco por su apoyo incondicional.

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Reflexiones desde el aire: aprendizaje en 13 horas

Actualmente, los trabajadores/emprendedores del conocimiento debemos ser capaces de superar los diferentes retos que trae consigo esta Era del Conocimiento: trabajo en equipo multidisciplinares, gestión del talento, desarrollo de habilidades blandas (soft skill), adaptación al cambio y gestión de redes que apoyen nuestro crecimiento personal y profesional.

virtualsocialmedia.com

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El impacto que tenemos en nuestro entorno (familiar, laboral, social) ha sido motivo de estudio desde hace mucho años, viéndose reflejado en el estudio del Comportamiento Organizacional y en el Análisis de redes sociales, lo que una vez más hace evidente que la gestión de nuestra red de contactos o networking es un tema clave en esta Era del Conocimiento.

Javier García Barros, en su post “Cómo los agricultores vendían su cosecha” o lo que de verdad supone el networking para tu negocio“, nos expone cómo desde aquellos tiempos; donde no teníamos herramientas virtuales, los seres humanos formábamos redes que apoyaban nuestro trabajo.  Particularmente creo que  todo esto tiene que ver con un tema de cambio de enfoque, de aprender a ver cómo cualquier ocasión puede pasar a ser clave en el crecimiento de nuestra red y por tanto en nuestro crecimiento personal y profesional.

Y así fue como en un vuelo Madrid-Bogotá tuve la oportunidad de conocer y hacer una especie de brainstorming con mi compañero de vuelo Henri-Philippe Gares, una experiencia que sin duda estuvo llena de lecciones aprendidas, lecciones que empecé a sembrar al momento de arribar mi vuelo y que hoy con este post empiezan a germinar.

Lección 1: Sobre la empatía.

¿Qué será lo que vemos en el otro que nos lleva a entablar una conversación de 13 horas con un desconocido?.   Pues bien, parece ser que las neuronas espejo tienen mucho que ver en este tema.  ¿Por qué?,  según los expertos, es en estas neuronas donde se inicia la empatía, pues ellas nos permiten entrar en “sincronía” con el otro.

Después de unos minutos, las dichosas neuronas se activaron y se inició una conversación que poco a poco se fue trasladando hacia el HACER.  Al comentarle que trabajaba en la gestión de proyectos, empezó a surgir un proceso de brainstorming de manera natural, analizamos los problemas que se presentan en los proyectos y ambos llegamos a la misma conclusión: la clave está en conectar a la gente con el proyecto.

Al mismo tiempo nos preguntamos ¿Cómo lo podemos hacer?, allí surgieron respuestas como el coaching, el liderazgo, el talento, etc., pero ninguna nos dio, al menos en aquel momento, la posible solución.  Hoy pienso que definitivamente debemos hacer uso de Inteligencia Emocional de nuestro equipo, pues un objetivo sin emoción es una simple declaración.  Cuando trabajamos las emociones y logramos la conexión del equipo con el proyecto,  los riesgos que se pudieran presentar serán más fáciles de gestionar.  Ahora bien, para ello debemos aprender a desarrollar la empatía, porque tal y como comentaba mi compañero Henri:

María, no con todo el mundo tenemos empatía y debemos aprender a poner la energía donde realmente lo necesitamos.

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Entonces, ¿qué pasa cuando trabajamos en equipo?,  ¿cómo utilizamos la empatía para crear nuestra red?.  Lo que aprendí, luego de reflexionar aquella declaración, es que no podemos dispersarnos, debemos pues tener claro nuestro objetivo y sembrar aquellas relaciones que soporten nuestra meta.

(Revisa el post de Marta Romo “Reflexiones sobre la empatía ¿Bailamos?” )

Conectar a la gente con el proyecto, sembrar relaciones que soporten nuestra meta y practicar la escucha activa.

Lección 2: Sobre la gestión de proyectos.

Continuando con nuestra conversación, le comenté a Henri lo que era para mí la gestión de proyectos y cómo el HACER es clave en nuestro día a día.

Y aquí llegó la segunda enseñanza:

María, la gestión de proyectos es simple, es aprender a gestionar realidades.

Haciendo retrospectiva, me doy cuenta que si la empatía nos ayuda a conectar con el otro, la gestión de realidades nos ayuda a sembrar equipo.

¿Se trata entonces de ser un líder carismático que entiende todas y cada una de las realidades individuales?, particularmente creo que no, más bien creo que se trata de conocer y entender el equipo, para que cuando alguna realidad individual mueva el sistema podamos tomar decisiones en pro del objetivo común…el proyecto.

Crear una realidad común para el proyecto y gestionar los riesgos que implican las realidades individuales.

Lección 3: Sobre el proceso de aprendizaje y las decisiones.

Sin duda, esta es una de las lecciones que más impacto ha tenido en mí.  Entre anécdotas, Henri me contó lo que es para él el proceso de aprendizaje para cualquier evento de nuestra vida y cómo las decisiones nos pueden llevar a un camino u otro.

Le pregunté cómo hacía para hablar siete idiomas, y me dijo que cuando conocías el proceso de aprendizaje y aceptabas el caos inicial todo era cuestión de esfuerzo y tiempo.

www.siembracreativida.com

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Como buena profesional de la calidad, traduje sus palabras  en un proceso, el cual comparto a continuación:

  • El primer paso es el caos, ese momento en el que no sabemos nada y queremos saberlo todo, donde la probabilidad de cometer errores es más alta. Pues bien, cuando aceptas que simplemente no sabes nada todo empieza a fluir. ¿Qué pasa?, a veces el ego nos supera y podemos tomar la decisión de retirarnos, asegurándonos que somos lo suficientemente buenos o simplemente no es para nosotros.
  • Cuando superamos el caos, iniciamos el segundo paso, la tormenta, aquí ya empezamos a adquirir conocimiento pero la proporción de Resultados es menor al esfuerzo realizado.  Lo anterior nos puedo llevar a finalizar el proceso.
  • Luego de la tormenta viene la turbulencia, digamos que aquí estamos en la parte más alta de nuestra curva de aprendizaje.
  • El paso cuatro, es la velocidad crucero, ya aceptamos que nos podemos equivocar y empezamos a ver resultados. Sin embargo, si la impaciencia nos juega una mala pasada podemos volver a decidir terminar con el proceso.

A partir de aquí la cantidad de resultados obtenidos es mayor al esfuerzo realizado.

  • Empezamos a conseguir metas, ya todo parece más fácil, y podemos decidir quedarnos allí, puede que nuestro objetivo sea solo llegar a este punto.
  • El paso seis es el aprendizaje continuo, el querer mejorar cada día nuestro conocimiento.
  • Y finalmente, llegamos a la maestría, es decir, aprendimos la materia. Aquí nuestro deber como seres humanos será la de Compartir lo aprendido, crear Conocimiento.

En cualquier punto del proceso puedo decidir qué hacer, por lo que todo en nuestra vida se trata de una elección, de una decisión: ¿lo que estoy haciendo soporta mi meta?, ¿Sigo adelante?, el seguir con el proceso o terminarlo no es una decisión buena o mala, simplemente es una decisión, lo importante es HACER algo y no caer en el bucle emocional que nos lleve al coste emocional de no tomar decisiones.

 Aceptar el caos, recorrer el camino y tomar decisiones.

Lección 4: Sobre el dinero y las relaciones.

Luego de la lección anterior, vino sin duda otra igual de importante:

María, el dinero metálico en realidad es muy poco, el verdadero dinero está en las relaciones que construyas.

Particularmente, esto lo traduzco como la capacidad que tenemos los seres humanos de Dar y Recibir, pues en todas las facetas de nuestra vida estamos ejecutando ese proceso.  Está claro que todos necesitamos pagar facturas, comer, etc., sin embargo, cuando concientizamos el impacto que tenemos en nuestro entorno, empezamos a sembrar relaciones de manera natural, como se ha hecho desde siempre.

Colaborar en todas las redes en las que estamos inmersos: familia, emprendimientos, proyectos, grupos.

Lección 5: Sobre el miedo.

A mitad de vuelo, cuando empezaron las pequeñas turbulencias, me empecé a atacar de los nervios.  Desde hace algún tiempo decidí que no me gustaba volar y lo pasaba realmente mal.  En ese momento Henri me preguntó: ¿de qué tienes miedo?.  Y mi respuesta fue: mmm no sé, de que se caiga el avión. Me dijo: ¿Estás completamente segura de que eso va a suceder? En caso tal, ¿podrías hacer algo al respecto?, obviamente mi respuesta fue: No.

Entonces, me dijo:

María, lo que supones no es la realidad, te estás preocupando por algo sobre lo que no tienes certeza alguna.  Cuando te das cuenta de eso, el miedo simplemente se va.  Todos los seres humanos tenemos miedo, miedo de morir, pero lo importante es detectar si lo que estás pensando es producto de tu imaginación, aceptar la emoción y continuar.

Tengo que decir, que esas palabras fueron mágicas para mí, disfruté del vuelo, incluso mi vuelo de regreso.

No existen situaciones certeras en la vida por lo que es más fácil aceptar que el miedo es una emoción natural.

Ver Reflexiones sobre el miedo por Noemí Vico.

Lección 6:  Sobre la vida y la intención.

Finalmente, Henri me hizo la siguiente pregunta:

¿Cuál es tu intención? ¿Para qué trabajas? ¿Qué quieres conseguir?

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Mi respuesta fue: quiero compartir conocimiento, quiero hacer que todas las herramientas que he aprendido sean útiles para otros.

Me dijo:

María, la intención está por encima de cualquier objetivo, es lo que realmente nos lleva a conectar con el otro.  Yo quiero dejar un legado, quiero hacer algo para ayudar a los demás y que continúe utilizándose incluso cuando ya no esté en esta vida.  La intención es lo que te mueve, es la motivación de emprender cualquier proyecto.

¿Cuál es tu intención?…

…El vuelo arribó a Bogotá y esas lecciones empezaron a tomar forma en mí….

Agradezco profundamente la oportunidad que aprender de la visión de mi compañero de vuelo y lo honro compartiendo ese conocimiento con mi red.

Y tú….¿cómo siembras la intención en tu vida?

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¿Cuánto nos cuesta “no” tomar decisiones?

En esta época de cambios pareciera que se hace más evidente la necesidad de Tomar Decisiones.  Constantemente estamos ejecutando este proceso, desde que nos levantamos hasta que vamos a dormir (incluso muchas veces soñando resolvemos aquello que nos acechaba).   Pues bien, últimamente he observado con preocupación cómo en el mundo profesional cuesta hacerse responsable de las decisiones a tomar, creando el síndrome de “yo no me mojo”, lo que implica una serie de acciones que hacen que los proyectos sufran del efecto en picada: se disparan riesgos, se cambia el alcance, se recorta calidad, aumenta el coste del proyecto (incluido el emocional), etc.  Lo anterior se traduce en: proyectos que están sujetos con pinzas, costes operativos altos, impactos en la calidad del producto y clientes insatisfechos.

Los Project Managers (PM) lo tenemos complicado, pues dependiendo del tipo de autoridad que se nos otorgue podremos hacer o no ciertas cosas.  En algunas organizaciones los PM son sólo Expedidores de Proyectos sin ninguna autoridad sobre el proyecto, solo la de reportar y la de tener la información actualizada.  En otro tipo de Organizaciones los Project Managers ejecutamos nuestra esencia…la del HACER, y este actuar está estrechamente relacionado con la toma de decisiones.  Ahora bien, he observado algunas veces, que cuando llega la hora de escalar decisiones, no se muestra la situación objetivamente (hechos, escenarios y posibles consecuencias), dejando paso al  “miedo a que nos vean” y se olvida que la toma de decisiones debe estar al servicio de los objetivos del proyectos y de nuestro equipo (ver Código Ético PMI).

Afortunadamente, existen profesionales que se arriesgan y dicen lo que tienen que decir, haciendo uso de la empatía, sin embargo, existen organizaciones que no quieren escuchar y estos profesionales son vistos como los sinceriCIDAS del proyecto, llevando muchas veces a la rotación del talento.

Entonces, ¿Cuánto nos cuesta “no” tomar decisiones?.  Algunos de los efectos los menciono a continuación:

1. La Marca Corporativa se ve afectada, aunque algunas decisiones no repercuten inmediatamente, los sucesos encadenados pueden traer efectos negativos en la marca corporativa de tu compañía.

2. El tiempo invertido en fomentar el talento se pierde, pues generalmente estos profesionales que dicen lo que tienen que decir se van.

3. La pertenencia del equipo disminuye, el no tomar decisiones afecta directamente la credibilidad en el proyecto lo que se traduce en una falta de confianza por parte de los colaboradores.

4. Los costes de no conformidad aumentan.

5. Los costes operativos aumentan.

6. La satisfacción del cliente/usuario disminuye considerablemente.

7. Los riesgos que se activan pueden afectar ya no solo el proyecto sino en algunos casos la estrategia de la Organización.

8. La calidad del producto disminuye.

9. Aumentan los conflictos dentro del equipo.

Esto nos lleva a concluir que la toma de decisiones implica madurez, y esta madurez está relacionada en aceptar las consecuencias de nuestros actos.  Este enfoque va más allá de las culpas, implica hacernos responsables y nuevamente HACER algo para darle un giro positivo.

Para poder trasladar lo expuesto anteriormente a nuestro día a día, quiero compartir una anécdota que ocurrió en mi época de universitaria cuando participaba como coralista en el Coro de mi Universidad, una experiencia que sin duda marcó positivamente mi crecimiento personal y profesional:

file0001545806234Cuando los Directores preparan las obras están conscientes de que el factor humano puede llevar a una desafinación, a pesar de horas de ensayos.  En plena interpretación de una obra, una cuerda se puede bajar medio tono, incluso tonos completos o se puede ir a destiempo, en esos momentos de HACER, el Director debe utilizar sus herramientas para que el coro vuelva al tono y al tiempo establecido por la obra.  Ahora bien, ¿Alguna vez han visto detener una obra y volver a empezar?, en realidad esto sucede muy poco, entran en juego varios factores incluidos el prestigio del Coro y del Director, sin embargo ¿El mantenernos como estamos nos da garantía de éxito?, tal vez si, tal vez no, depende de la decisión y del entorno.

Pues bien, en el año 1999, asistimos a un Encuentro Coral Universitario en la Universidad de los Andes, Venezuela.  Este evento era muy importante, se reunían los mejores coros y orfeones universitarios, nuestro Director Rubén Rivas goza de un alto reconocimiento por su trayectoria profesional y por lo tanto las expectativas sobre el Coro UNET eran altas.  El día del concierto, en la interpretación de la segunda obra ocurrió algo catastrófico entramos en el tono que no era, y la obra iba en picada si continuábamos ahí, luego de los 3 primeros compases el Director cerró su mano, nos miró, no seguimos emitiendo ni un sonido, se dio la vuelta, se acercó al piano y tocó nuevamente el acorde correcto.  Fueron unos segundos  terribles, sin hablarnos, y manteniendo la sonrisa frente al público, compartíamos un sentimiento: “nos equivocamos, que mal”, “¿y ahora qué?”, volvimos a iniciar la obra en el tono correcto y de ahí en adelante el concierto fue maravilloso y el público quedó encantado.

Aula Magna UCV 2002

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¿Qué hubiese pasado si nuestro Director hubiese continuado la obra bajo esas circunstancias?,  ¿Qué nos hubiese costado como institución coralista el no empezar de nuevo la obra?.  Esa acción de despojarse del ego y de hacernos responsables de lo que estaba pasando, me ha marcado toda la vida.

Aprendizaje:

En un equipo, ya sea una coro, un equipo deportivo, un equipo de trabajo, una empresa, la responsabilidad máxima recae sobre quien dirige el equipo, por lo tanto si el Liderar es estar al servicio del equipo, el Jefe de Proyectos, el Emprendedor, el líder de departamento debe tomar acción cuando se requiere, utilizando hechos para ser objetivos, también debe sembrar la responsabilidad en la toma de decisiones dentro de su equipo (sin culpas), y por supuesto actuar con coherencia pensando en los objetivos del proyecto y del equipo.

Y tú…¿cómo siembras la toma de decisiones en tu equipo?

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Del 1.0 al 2.0 sin transición…¿Existe Jerarquía en el Liderazgo?

file4361268342429Una de las cosas que me ha movido desde que inicié mi carrera profesional, ha sido la búsqueda de lo nuevo, de lo diferente, de las nuevas tendencias…quizás porque siempre he sido un alma 2.0.

Digamos que me he caracterizado por buscar sitios donde pueda aprender, aprender de las experiencias de otros y de generar nuevas dinámicas, sin embargo, no necesariamente el tener claridad en tus metas te garantiza que encontrarás a la primera lo que buscas, o que el beneficio esperado será inmediato, existe algo más que hace que muchas veces nos encontremos en situaciones “intermedias” que nos permitirán desarrollar las habilidades necesarias para lograr lo que queremos.

Este algo más, para mí, es la sabiduría de la Vida, pues siempre existirá un motivo por el cual debemos estar en ese sitio o situación que para nosotros en ese momento es “incorrect@”.

En el camino, me he encontrado con diferentes tipos de liderazgos, momentos en los que quieres tener la sartén por el mango para que las cosas salgan adelante, situaciones en las que tus propuestas son aniquiladas casi de inmediato, o  por el contrario eres escuchado, y otros casos en los que quieres romper con lo existente y el entorno pareciera estar estático.  Pues bien, todas esas situaciones tienen un objetivo y es entender el Para qué de su existencia.

Lo anterior me ha hecho plantearme lo siguiente, ¿Debemos rechazar todo el mundo 1.0?

En posts anteriores hemos conversado acerca de la importancia de sembrar equipo, de los procesos como experiencia diaria, el cambio de visor que apoye la dinámica actual de cambios, y del cómo apoya la mejora continua al corporate branding.

Pues bien, una de las partes fundamentales para que estos diferentes “quehaceres” tengan éxito está directamente relacionado con el tipo de liderazgo y la cultura organizacional existente en tu alrededor.

El entorno cambiante, requiere que las personas que ejecutamos las tareas rompamos viejos esquemas y lo hagamos de manera diferente, sin embargo pocas veces nos preguntamos ¿qué debemos mantener?

Carlos Fraga, profesor de literatura y periodista venezolano, ha dedicado su carrera profesional al conocimiento de la psicología humana, comentaba en uno de sus programas de radio, que hemos pasado de una cultura basada en el deber (entorno 1.0) a una cultura basada en los derechos (mundo 2.0), generando una serie de conflictos en todos los sistemas de vida (familiares, sociales, empresariales, etc.).

En el ecosistema actual, es evidente que ambas culturas viven pero pocas veces coexisten en armonía. Así observamos liderazgos negativos, basados quizás en la teoría X de McGregor, con unos colaboradores quemados y con una rebeldía contenida, y por otro lado liderazgos participativos, donde todos somos “amigos” creando conflictos a la hora de tomar decisiones en momentos importantes.

Y me pregunto ¿Será que en el mundo 2.0 no estamos entendiendo las Jerarquías?, ¿Cómo podríamos empezar a sembrar el liderazgo?.

Como no soy una experta en la materia, este post está basado en la revisión de diferentes teorías de liderazgo y teorías organizacionales, pero sobretodo desde mi propia experiencia y de cómo entendí este caminar sin transición.

lionLas jerarquías durante mucho tiempo han sido sinónimo de poder, el poder de hacer algo, el poder “hacia otros”, sin embargo su verdadera definición está relacionada con el criterio del orden, de la gradación de las personas para hacer algo: una actividad, un proceso, una comida, una familia, una empresa.

La distorsión de este concepto ha llevado a una parte de la población a actuar desde el miedo y de quedarse en un estado de conformidad, totalmente válido, y a otros nos ha llevado a la rebeldía, a la búsqueda de algo, pero sin entender el orden, y es justo en ese momento cuando entra la frustración.

file7861311106521Esta distorsión incluso ha sido llevada por el hombre al mundo animal, muchas veces creemos que la jerarquía en manadas de lobos o de leones está basada en el miedo o en la dominación, sin embargo no necesariamente una pelea establece el líder de la manada.  En el mundo animal, cada miembro de la manada ocupa su espacio y ejecuta una función, y es este orden jerárquico el que establece un vínculo entre los miembros de la manada.

¿Será entonces que debemos encontrar nuestra función en estas situaciones intermedias?

Personalmente creo que sí.  Así pues, para sembrar el liderazgo, si eres empleado o emprendedor, es importante aprender a seguir, y para aprender a seguir es importante entender la función de la jerarquía, pues el que ocupa el mayor grado de estatus está lleno de una serie de “deberes” y “derechos” que no siempre son agradables para quienes ejecutan este rol.

Desde mi punto de vista, el Líder 2.0 tiene una gran responsabilidad, y entre ellas es entender que la punta de su pirámide es el servicio hacia otros, llámese: equipo, empresa o sociedad.  Cuando esto se acepta, se entiende, el poder deja de tener sentido, y el orden toma su protagonismo.

Bajo este contexto, es importante entender que no todo el tiempo se puede ser un líder carismático, que debemos enseñar a nuestro equipo a cometer errores y hacerse responsable de ello, a potenciar sus fortalezas, de crear espacios de comunicación real, de tomar decisiones (algunas buenas otras no tanto) y hacerse responsable de cada paso.

manosSí, este transitar no se hace fácil en el mundo 1.0, sin embargo los líderes 1.0 tienen algo que no debe ser descartable y esto es la “experiencia”, que aunque ésta se forjo en un entorno diferente al actual aporta un caminar importante.  Asimismo, los líderes 1.0 tienen la oportunidad y responsabilidad de entender al mundo 2.0, de desarrollar nuevas habilidades, y de entender cuál es la verdadera motivación de estos nuevos colaboradores.

Por otro lado, las almas 2.0 no debemos quedarnos sólo con pensar y decir lo que haríamos diferente, debemos sembrar nuestras propias habilidades, aprender a escuchar, y a mejorarnos continuamente como profesionales pero sobretodo como humanos.

“El liderazgo es una oportunidad de servir; no de lucirse”

J.Walters.

A Abi y a Ricky por enseñarme la esencia de la jerarquía del  liderazgo.

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¿Podemos vivir sin procesos? II

En el post anterior comentaba que existían Organizaciones del Caos que a pesar de no tener el visor de la cámara ajustado hacia un enfoque por procesos, existían algunas que empezaban a dar frutos y los invitaba a hacer uso de la creatividad para potenciar el conocimiento y la mejora continua.

Como profesionales, tenemos la responsabilidad de diseñar soluciones mancomunadas y prácticas que apoyen el proceso de madurez de las organizaciones.  Para ello tenemos que estar conscientes que así como los cambios predominan la dinámica global éstos también marcan la tendencia en el cómo diseñamos los procesos.

cineEn los proyectos cinematográficos, por ejemplo, existen tres grandes procesos:

  • Preproducción: donde nace la idea y se realiza el plan de trabajo: qué, cómo, dónde y cuándo.
  • Producción: ejecución de nuestro plan.
  • Postproducción: etapa de montaje/edición de lo que ha sido grabado.

A pesar de la existencia de estos tres procesos, no toda película se ejecuta de la misma manera, cada director tiene su toque creativo y añadirá “algo” que hará el proyecto diferente.  Pues bien, cuando estamos modelando procesos, es importante internalizar que no existen recetas mágicas ni todo el tiempo se hace de la misma manera, pues debes integrarte con el ecosistema que te rodea, aprender y diseñar mejoras que apoyen las fortalezas de las organizaciones que están en proceso de madurez.

En el proceso de diagnóstico debes conocer cómo funciona la organización, determinar si estás en frente de una Organización del Caos y detectar sus fortalezas.  Es importante en este punto hacer uso de herramientas establecidas y comparar hacia estándares, esto te permite establecer el nivel de madurez a través de criterios definidos. 

Luego tenemos el diseño o modelado de los procesos, aquí es donde te invito a darle el “toque personal” con  manoscoherencia, y co-construir con el equipo, sembrar los procesos.  Es importante que integres a los que están en pro de las mejoras y sobretodo a los que no…pues todos son una fuente de inspiración.  Finalmente, la postproducción, revisa lo diseñado, evalúa los primeros resultados y ve incorporando mejoras para que el producto final vaya tomando la forma que queremos.  En ambos ejemplo el ciclo de Deming se hace presente (Plan, Do, Check, Act).

Es importante que el lente hacia el Enfoque por Procesos sea co-construido, pues si la organización aún tiene el visor de la cámara ajustado hacia actividades diarias se puede generar el efecto contrario, lo que se puede traducir en:

1. Equipo desmotivado

2. Problemas de comunicación

3. Repetición de errores.

4. Clientes no satisfechos y por tanto un nivel bajo de productividad.

Atrévete a añadir un toque de creatividad a tu proyecto, cambia el enfoque del visor fotográfico y así viviremos con los procesos de manera armónica.

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¿Podemos vivir sin procesos? (I)

 La dinámica global en la quefile0001934410926 las Organizaciones se encuentran inmersas, hace necesario que se replanteen, modifiquen o se generen nuevas estructuras que permitan desarrollar la habilidad de adaptarnos a aquello que vivimos diariamente: Los cambios

La segunda ley de la termodinámica nos enseña que existen procesos reversibles (procesos ideales) y procesos irreversibles, siendo estos últimos los que existen en el día a día.  Análogamente, los procesos de cambios cumplen la esencia de esta ley, pues no podemos volver a la situación anterior una vez ejecutado el cambio, no podemos disipar el catalizador que generó esa acción, llevándonos a emprender el desarrollo de habilidades para gestionar la incertidumbre que éstos podrían generar. 

Aunque sabemos que desarrollar la capacidad de dirigir a través del cambio hace la diferencia ¿Por qué existen organizaciones que aún creen que se puede vivir sin procesos? ¿Por qué los excluyen de sus estructuras organizacionales?

Está claro que diariamente nos vemos inmersos en una serie de procesos, ya sea ejecutándolos o promoviéndolos, por lo que afirmar que “vivimos sin procesos” no es del todo cierto.  Entonces cabe preguntarse ¿qué es lo que promueve esta situación?, Para explicarlo voy hacer uso de la fotografía.OLYMPUS DIGITAL CAMERA

Cuando queremos capturar una imagen a través del lente o visor de la cámara, dirigimos nuestra atención hacia el objeto que queremos fotografiar y a través de los anillos de enfoque ajustamos la distancia entre la imagen y la película para lograr la nitidez que queremos. 

Algo parecido pasa en la vida real: cuando nuestro enfoque está dirigido hacia la ejecución de actividades diarias, estamos utilizando el lente de la rutina, del paso a paso, sin tener en cuenta la relación y el impacto de nuestras acciones en nuestro entorno, enfocando en algunos casos con el lente del caos.   

Ahora bien, si queremos una imagen nítida, que se adapte a lo que queremos obtener, lo primero que debemos hacer es cambiar el lente y dirigir nuestra atención hacia un Enfoque por Procesos. Al igual que pasa cuando tomamos la fotografía de un paisaje, debemos dirigir nuestra atención al todo que lo compone y su interrelación con la imagen principal.

file0002020065382Cabe preguntarse entonces que si vemos a través del lente del caos ¿El enfoque por Procesos es aplicable? ¿Solo basta con cambiar de lente?.   Busquemos la nitidez de esta fotografía, y digo esto porque no todo “orden” es bueno ni todo “desorden” es malo, lo mejor es el equilibrio. 

De acuerdo a una de las definiciones del caos:  “Comportamiento aparentemente errático e impredecible de algunos sistemas dinámicos…” (Real Academia Española), podríamos concl uir que existen “Organizaciones del Caos”, dado que las organizaciones son sistemas dinámicos, y los cambios generan incertidumbres que al estar con el anillo de enfoque caótico no permite gestionarlos adecuadamente.  Esta situación hace que el término entropía aparezca en el día a día de este tipo de organizaciones.

La entropía, según la teoría de la información es una medida de incertidumbre, y en termodinámica se explica que para que la entropía ocurra se ejecutan una serie de procesos “ordenados en sí mismos”, generando cambios en nuestro entorno, es por ello que la entropía se asocia muchas veces con los procesos creativos

Las Organizaciones del Caos que han dado frutos (por ejemplo con proyectos I+D) es porque han  utilizado su nivel más bajo de entropía produciendo un beneficio para todos los involucrados, haciendo uso de La creatividad, potenciando sus fortalezas y generando cambios para mejorar sus debilidades, podríamos decir entonces que son organizaciones en proceso de madurez, pues empiezan a aprender de sí mismas.

Es por esto que algunas organizaciones con menor madurez creen que con el “lente” de ejecución del paso a paso pueden conseguirbook los mismos resultados y excluyen el Enfoque de Procesos y por ende el de la Mejora Continua, generando el efecto contrario.

Como profesionales, tenemos la responsabilidad de fomentar las fortalezas de las Organizaciones del Caos para que el Enfoque por Procesos sea beneficioso y sobretodo hacer uso de la tecnología para promover el conocimiento en todas las áreas.

Tanto la entropía como los procesos existen en nuestro día a día, rompamos, rediseñemos o creemos estructuras que promuevan la creatividad y evitar el efecto quemado de nuestro equipo.

Cambiemos el enfoque de nuestro visor fotográfico y así, el mundo se verá y se sentirá diferente.

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February 20, 2013 · 5:38 pm