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Lo tradicional, lo ágil, lo real

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A lo largo de este año, los post escritos en siembracreatividad, han estado relacionados con las características, actitudes y herramientas que se requieren en esta nueva Era del Conocimiento.

Ahora le ha tocado el turno a los cambios organizacionales, específicamente a la Cultura Ágil.

Las Organizaciones y el mundo en general está buscando una nueva forma de HACER, esto incluye no sólo sembrar nuevos estilos de liderazgos, herramientas colaborativas, optimización de procesos, tecnologías verdes, etc., sino ver todas estas prácticas con un Enfoque Integral donde lo humano se hace parte fundamental de la ecuación.

Si buscas resultados diferentes no hagas siempre lo mismo . Albert Einstein

Y es precisamente ese Enfoque Integral lo que hace que el mundo de la Mejora Continua y la Gestión de Proyectos sean mi pasión, sin embargo creo que ambas prácticas no han sido aprovechadas al 100% por todos y en muchas ocasiones su proceso de implantación no ha sido el más adecuado. Y es allí donde viene el objetivo de este post:

Hacer evidente lo que se debe tomar en cuenta a la hora de implantar cambios de paradigmas en tu organización. 

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1. Lo tradicional:

Frederick Winslow Taylor padre de la organización científica del trabajo (taylorismo) fue un pionero en su época, logró un método científico que permitió optimizar el trabajo y reducir los costes.

Esta teoría estaba basada en la especialización de las operaciones, es decir: aumentar la destreza del personal a través de la especialización y conocimiento técnico, división de tareas, trabajo individual y mecanizado, control de los tiempos ejecutados en planta.

Por otro lado Henri Fayol se dedicó a crear la Teoría Clásica de la Administración cuyos principios estuvieron basados en mejorar la eficiencia de las organizaciones a través de la forma de las estructuras (departamentos) que conforman las organizaciones y sus relaciones.

Ambas teorías (operativa y administrativa) estuvieron orientadas en mejorar la eficiencia del trabajo a través del orden, estabilidad, jerarquía y control.  Lo anterior generó lo que hoy en día se conoce como Organizaciones Funcionales.

Edwards Deming consultor y difusor de los conceptos de Calidad Total introdujo los conceptos de estadísticas de control procesos en Japón en los años 50, convirtiéndose en una persona clave en el desarrollo de este país luego de la Segunda Guerra Mundial. La Calidad Total gira entonces el enfoque tradicional hacia la gestión de los procesos, considerando la Organización como un todo integrado e introduciendo el concepto de Satisfacción al Cliente. En cuanto a la gestión de proyectos se refiere, encontramos la gestión de proyectos predictivos, marcos de trabajo que fue adoptado por las empresas de tecnología.

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2. Lo ágil:
La agilidad aunque pareciera ser algo que está de moda; tiene su base en la Calidad Total.

Desde mi punto vista la agilidad ha evolucionado desde los años 50 para convertirse en una filosofía de trabajo, siendo la colaboración, entrega de valor y respuesta rápida a los cambios los valores que la conforman.

Así encontramos que el Lean Manufacturing (1937) es un modelo que nace en Toyota para la gestión, con una visión de entregar el máximo valor a los clientes.

KAIZEN (1950) o mejora continua es un modelo con enfoque integral que se apoya en la sinergia creada por el trabajo en equipo para alcanzar los objetivos de una Organización, es decir incluye: personas, negocio, procesos y herramientas.

Aunque existen muchas más herramientas (JIT, Kanban, 5S, etc.) las dos anteriores son para mí la base de la agilidad.

Es importante destacar que la agilidad no está relacionada únicamente con el mundo de desarrollo de software, sin embargo en los últimos años ha sido este sector el que ha impulsado la implantación de estas buenas prácticas, naciendo en 2001 el manifiesto ágil.

La gestión de proyectos también ha evolucionado, actualmente contamos con SCRUM (entre otros) el cual es un marco de trabajo para la gestión de proyectos, su objetivo es incrementar el valor del cliente en periodos cortos de tiempo. El ecosistema ágil también se compone de Coaching, Liderazgo 2.0, Community Managers, Conocimiento y empoderamiento individual.

 

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3. Lo real:

¿En qué parte del ecosistema nos encontramos actualmente?.

La realidad nos muestra que coexistimos organizaciones 1.0 y 2.0, liderazgos tradicionales con nuevos estilos de liderazgos, empresarios y emprendedores y un sistema económico tradicional que va evolucionando poco a poco para soportar este ecosistema.

Actualmente vemos empresas que se están reestructurando (unas por decisión propia otras por efectos externos), nuevas maneras de hacer negocios (Ver Agilidad y Lean Startup por Javier Garzás), algunas personas nos movemos por convicción, otras porque el mercado los empuja y otras se quedan como están, porque aún su manera de hacer las cosas les funciona, sin embargo independientemente de la etapa en la que nos encontremos tenemos un punto en común:  La Tecnología, y quizás por ello enfocamos todo el esfuerzo en ella mas que en el entendimiento y adopción de los procesos que están detrás.

Desde mi punto de vista la manera de implantar estas nuevas tendencias deben de tener base en el valor y la adaptabilidad.
Entonces, si la agilidad es una filosofía bondadosa ¿por qué no la estamos aprovechando al 100%?.

Personalmente pienso que por un lado se siguió realizando consultoría de la misma forma que años atrás, y por otro lado pecamos de orgullo, la creencia de: “esto es algo más y con dos y tres conceptos lo puedo implantar de manera fácil…por algo es ágil no?” 😉

Acciones que debemos evitar si queremos que el proyecto de transformación sea exitoso:

1. Diseñar los nuevos procesos sin antes detectar las fortalezas y oportunidades de mejora que tiene esa Organización, Pyme, negocio, emprendedor.
2. No tomarnos el tiempo de conocer al equipo, y de practicar la escucha activa.
3. Todas las personas somos diferentes, por tanto cada organización tiene su particularidad lo que implica que para que la agilidad tenga valor debemos adaptarla a la realidad en la que estamos.
4. Enfocar todo el proyecto de transformación en la plataforma tecnológica o por el contrario enfocar el proyecto sólo en los conceptos, ambas partes son incluyentes e importantes.
5. Creer que lo sabemos todo: “esto de la agilidad es solo ajustar las herramientas que tengo” :).
6. No identificar e involucrar el círculo de influencia: contrato a alguien que me apoye en este proceso de implantación sin involucrar a todo mi equipo desde el principio, la disponibilidad para que mi equipo sea el núcleo del proyecto de transformación es nula.
7. No prepararnos para la natural resistencia al cambio.

Acciones que debemos fomentar para que el proyecto sea exitoso:

1. Conoce a tu equipo para potenciar sus fortalezas.
2. Define una meta para el proyecto e involucra a todos los que formarán parte del círculo de influencia del proyecto con esa meta.
3. Alíate con los mejores, es importante buscar un Coach de Agilidad.
4. Mira el todo, no te enfoques sólo en el proyecto de transformación, revisa el impacto que tendrá en el resto del sistema (riesgos positivos y negativos) y toma acción dentro de tu proyecto.
5. La plataforma tecnológica es pieza fundamental (así como la definición del marco de trabajo), involucra al equipo de IT desde el principio para que las herramientas a elegir sean las más idóneas para tu realidad.
6. Muestra prototipos, es decir, evita una gestión tradicional para un proyecto ágil. Los prototipos incluyen: workflows, talleres de formación, escoger proyectos donde se pueda implantar esto para ir refinando y aplicando la mejora continua desde el inicio del proyecto.
7. Realiza actividades de teambuilding, será una oportunidad no sólo para sembrar equipo sino para detectar oportunidades de mejora para el proyecto de transformación.

Aplicando la agilidad en lo real: nuestra Vida.

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Una vez fui a una entrevista y se quedaron con cara de “esta persona no está bien de la cabeza” 😉 cuando les comenté que para mí la Gestión de Proyectos y la Calidad son una filosofía de Vida. Pues bien, si nos enfocamos en esta manera de HACER y miramos con el lente de LEAN podremos transpolar aprendizajes interesantes.

LEAN es básicamente todo lo concerniente a obtener las cosas correctas en el lugar correcto, en el momento correcto, en la cantidad correcta, minimizando el despilfarro, siendo flexible y estando abierto al cambio.

 

Si extrapolamos este concepto a la vida diaria sería algo como:

LEAN = ASERTIVIDAD

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1. Las cosas correctas en el lugar correcto: para ello tenemos que definir lo que queremos, hacia dónde ir. ¿Qué tipo de líder quiero ser? ¿Qué tipo de empresa quiero tener? ¿Qué quiero obtener con la implantación de esa metodología? ¿Qué tipo de padre/amigo/espos@/ quiero ser?. Un vez definido el SER o la INTENCIÓN empezaremos a decidir el momento correcto, es decir: Estrategia y táctica.
2. La cantidad correcta y minimizando el despilfarro: de energía y de contactos. El esfuerzo debe ser constante, sin embargo, debemos aprender a dosificarlo. Esto también incluye al entorno en el que nos movemos, las personas con la que conectamos. Si bien es cierto no debemos desperdiciar oportunidades, se trata de saber cuáles son las experiencias que nos aportarán valor. Elimina de tu vida los pensamientos negativos, las personas tóxicas y conéctate con la oportunidad de tu objetivo.
3. Siendo flexible y abierto al cambio: ya nada será lo mismo, por lo que debemos desaprender lo viejo y aprender una nueva forma de vivir la vida. Los cambios se hacen cada vez más presentes y constantes, por lo que debemos tener las raíces de un Roble pero la Flexibilidad de un Bambú para adaptarnos y aprovechar las oportunidades del entorno.
Esta herramienta te podría ayudar no sólo a visualizar tu estrategia sino te dará ánimos de lograr pequeños avances que tengan impacto en tu día a día.

Y tú…¿te atreves a sembrar lo real a tu vida?

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Y tú…¿crees en el trabajo en equipo?

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Actualmente, el trabajo colaborativo se ha convertido en la esencia del HACER en esta Era del Conocimiento, sin embargo ¿Cómo puede ser posible que en pleno siglo XXI pregunte a la audiencia si cree en el trabajo en equipo?, pues sin éste no pudiéramos vivir, y además TODOS sabemos lo que es y lo practicamos a diario 😉

…Si mi declaración anterior es cierta ¿por qué tengo la sensación de que la realidad es otra?, ¿por qué en cada post y/o libro que leo se hace hincapié en la importancia del trabajo en equipo?.  ¿Qué es lo que está pasando en la REALIDAD que se está generando esa necesidad de definir nuevos marcos de trabajo que lo apoyen, nuevos modelos de liderazgo?

El trabajo colaborativo, implica la creación de equipos multidisciplinares y multiculturales, haciendo uso de un soporte tecnológico (groupware) que permita alcanzar un objetivo en común: creación de productos y/o servicios que conlleven a la creación de conocimiento.  Aunado a ello, el trabajo colaborativo debe ser flexible y adaptable a los cambios, lo anterior implica romper paradigmas a todos los niveles: personal, organizacional, de educación y por supuesto de liderazgo.

Entonces, ¿cuál es el misterio del trabajo en equipo? ¿por qué emprendedores, reclutadores profesores, jefes, PM parecieran estar en la búsqueda del Santo Grial?.  Personalmente, creo que hemos vivido durante mucho tiempo en la Paradoja de la Parcela:

Paradoja de la Parcela @smbcreatividad

Paradoja de la Parcela
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Paradoja de la Parcela (cont.) @smbcreatividad

Paradoja de la Parcela (cont.)
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La situación anterior sucede más de lo que creemos, lógicamente cada Organización y cada persona tiene sus propias realidades, sin embargo ¿Cómo queremos promover la innovación, la agilidad, romper paradigmas si seguimos haciendo lo mismo?…y lo que más me preocupa: creyendo en que lo que hacemos está correcto.

Gabriela Soberanis, comenta en su post “Liderazgo y trabajo en equipo: la ventaja competitiva de las empresas” lo siguiente:

 En muchas organizaciones los colaboradores son vistos como simples empleados, los dueños como líderes y el acato de instrucciones, como trabajo en equipo. No, no existe una clara comprensión de lo que es un líder, un colaborador y lo que significa trabajar en equipo. Creemos que lo sabemos, pero si así fuera las empresas no sufrirían por la falta de rumbo, de visión y de alguien que guíe sus esfuerzos hacia la consecución de objetivos que no sólo satisfagan los intereses de los accionistas, sino también de las demás parte interesadas (empleados, clientes, proveedores, sociedad, etc.)

Entonces, ¿Hacia dónde deben caminar las Organizaciones?.  Personalmente creo en la evolución, y actualmente existen empresas 1.0 que han crecido como Organización y logran la consecución de sus objetivos, ¿por qué?, bueno pues creo que porque han sabido detectar sus fortalezas y han creado un estilo de organizacional que los ha apoyado a sostenerse en el tiempo.

En mi experiencia profesional he tenido la oportunidad de participar en equipos que han superado los obstáculos de una Dirección Tradicional, sacando adelante los proyectos (generalmente porque algunos de ellos son líderes natos y el resto del equipo los acepta y lo siguen), y también he estado en equipos que se cohesionan y forman su propio estilo del trabajo.  No se trata de buenos y malos, de mejor y peor, se trata de detectar qué comportamientos de tu equipo están apoyando la consecución para el proyecto y cuáles son los costes (incluidos los emocionales) de aquellos que afectan o generan re trabajo.

LA PROPUESTA

Con todo este contexto mi propuesta se basa en sembrar la Confianza y la Comunicación, es decir, darle un toque de humanidad, pues lo que tenemos en común todos los equipos es que somos seres humanos con fortalezas y debilidades que se unen para HACER algo.

Pero…confiar en ¿qué o en quién?, básicamente la respuesta es: EN TI MISMO, pues si no lo hacemos difícilmente podremos confiar en el otro.

 Confianza: Seguridad que alguien tiene en sí mismo.  Acto o convenio hecho oculta y reservadamente entre dos o más personas, particularmente si son tratantes o del comercio.  RAE

Para confiar en nuestro equipo, es vital conocernos y reflexionar si estamos en la Paradoja de la Parcela:

  1. ¿De dónde viene el reconocimiento de lo que haces?
  2. ¿Cómo te sientes cuando un desconocido te presta su ayuda, tanto a nivel personal como a nivel profesional?
  3. ¿Cómo colaboras dentro de tu grupo de trabajo?
  4. ¿Qué piensas acerca de la proactividad?
  5. ¿Cómo te sientes con respecto a tus compañeros de trabajo en relación a las labores que se ejecutan: colaborativos, invasivos, evasivos?
  6. ¿Tienes conocimiento de las actividades que realizan tus compañeros de trabajo, especialmente de aquellas que sirven de entrada para desarrollar tus actividades?
  7. Cuándo se presentan problemas para entregar el trabajo ¿se gestionan los conflictos dentro del equipo?
  8. Los errores se asumen con ¿culpas o responsabilidades? ¿Se aprende de ellos?
  9. ¿Qué significa para ti trabajar en equipo?

Ahora bien, para que el ambiente colaborativo impere en nuestro día a día, los Emprendedores, empresarios, Jefes de proyectos, Líderes de Equipo, Padres de Familia deben conocer las fortalezas de quienes conforman el equipo, pues como dijo hace muy poco el Presidente de Empresas Polar de mi país Venezuela:

No se lidera con el apellido, se lidera con conocimiento.  Lorenzo Mendoza

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Pues bien, el éxito también radicará en conocer a tu equipo para potenciar sus fortalezas. Este líder con conocimiento integral utilizará la confianza como herramienta para gestionar conflictos, pues confiar no es dormirse en los laureles, es estar alerta y atento de lo que ocurre en el entorno pero entregándole la autoridad correspondiente a cada miembro del equipo.   Este líder implementará un ambiente colaborativo, y utilizará la confianza, la motivación y la comunicación como herramienta principal para gestionar el equipo.

Todo esto suena Ideal…pero ¿Dónde podemos vivir este tipo de experiencias?.   Mi experiencia como coralista durante mucho tiempo me ha permitido vivir el trabajo en equipo, creo que por ello se me hace fácil y no sé trabajar de otra manera.

Yo llegué al Coro de la UNET por casualidad, no iba a audicionar, iba acompañar a unos amigos (de niña cantaba pero por esos acuerdos que vamos haciendo en la vida, pensaba y creía que no cantaba nada bien).  Audicioné y quedé, y así inicié mi camino del trabajo colaborativo y en equipo.  Los primeros meses se basaron básicamente en escuchar mi voz y desarrollar mi confianza en ella, recuerdo estas palabras:

No le tengas miedo a tu voz, tienes que aprender a escucharte para que luego te puedas alinear con el color de la cuerda.  Rubén Rivas.

Para que las obras salieran, teníamos que aprendernos nuestra parte y cuando cantábamos tenía que sonar como una sola voz, para ello teníamos que aprender a escuchar a nuestro compañero.  Un ejercicio que realizábamos era intercalarnos entre las voces y practicar la obra, esto nos ayudó a no crear dependencias entre nuestros compañeros e internalizar que mi parte de la obra era importante para la suma completa de la Obra.

Actualmente, estoy en la Coral de Alcobendas, y un ejercicio que realiza la Profesora de Canto y el Director es CONOCER las voces que tiene, evalúan la afinidad y el color de cada una y en base a eso nos ubican en las obras…¿para qué? Para potenciar las fortalezas de cada voz.

Te animo entonces a conocerte, a potenciar el trabajo en equipo, no importa las circunstancias externas, atrévete hacerlo diferente y a sembrar la parte del trabajo colaborativo que te corresponde.

Y tu…¿te atreves a sembrar el trabajo en equipo?

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Cosas que hago: Curso para Profesionales y Emprendedores

María Arroyo dictando el curso

María Arroyo dictando el curso

El año 2013 estuvo cargado de HACER: Inicié esté blog como mi primer proyecto personal, participé en diferentes webinars, conocí gente nueva, me certifiqué PMP®, planifiqué un catálogo de cursos y tuve la oportunidad de compartir este conocimiento en mi país, Venezuela.

Tal y como lo he comentado en otras oportunidades, mi motivación principal es la de crear y compartir el conocimiento, si a ello le sumamos mi inquietud de reivindicar nuestra profesión como Jefes de Proyectos y Consultores de Calidad pues obtenemos como resultado el diseño de una serie de cursos que me permitieron compartir mi experiencia con un grupo de profesionales en mi ciudad natal: San Cristóbal.

A través de las siguientes líneas quiero compartir ese proceso de creación y consolidación de una propuesta de servicio desde su nacimiento hasta su cierre.

Fase de Arranque: Definiendo el Alcance.

El primer paso fue definir: ¿sobre qué quería hablar?.  Fue un momento de pensar: ¿qué he aprendido estos años de experiencia profesional? y ¿qué quiero transmitir?.  En base a eso definí tres tipos de cursos:

  1. Enfoque Ágil para la gestión de proyectos y operaciones.
  2. Mejora Continua y Coporate Branding.
  3. Enfoque sistémico de proyectos.

Había algo que tenía claro, y era que los cursos debían de tener un enfoque práctico, por lo que el segundo paso natural fue definir hacia quién quería dirigir estos cursos, luego de reflexionar decidí que estaría dirigido a:

Emprendedores, Gerentes, Líderes de Equipos, Jefes de Proyectos, Empresarios, Ingenieros, Arquitectos y Profesionales que requieran adquirir herramientas de gestión para la ejecución de sus actividades.

Con estas dos premisas tenía el alcance de alto nivel definido.  El criterio de éxito que establecí fue el cierre de una propuesta de servicio para uno de los cursos.

Fase de Planificación: Estimando tiempo y costes.

Esta fase me llevó un poco más de tiempo, pues tuve que establecer la estructura de los cursos, es decir hacer el diseño detallado.  Para realizarlo de manera friendly utilicé post-it para definir un diagrama de afinidad y crear una Estructura de Trabajo del Proyecto (EDT o WBS):

Esta técnica consiste en escribir las actividades que consideras llevará tu proyecto y luego agruparlas por afinidad.

Una vez construido el diagrama de afinidad y para continuar con los siguientes pasos, establecí mi EDT como una Estructura de Servicios, esto me permitió establecer los entregables que debía producir y por tanto las actividades que tenía que realizar para conseguir esos entregables, así surgió el diseño detallado.

 Dentro de las actividades estaban: definición detallado del temario, elaboración de un brochure, definición de casos prácticos, elaboración de la presentación, entre otras.

A cada actividad le otorgué un estimado en horas y luego realicé una estimación bottom-up (sumé todas las piezas), si veía que tardaba mucho, pues me llevaba a revisar el temario nuevamente.

Una técnica que me ayudó fue visualizarme dictando los cursos, para detectar si era demasiada información o si por el contrario debería enfocarme en otros puntos.

 Posteriormente, empecé a estimar los costes.  Por experiencias anteriores como freelance, ya contaba con estructura de costes (sólo tuve cambiar la estructura del servicio), y así obtuve:

 ESTRUCTURA DEL SERVICIO

COMPONENTE

PRINCIPALES ACTIVIDADES

PRODUCTOS

Cursos

Planificación de los cursos

Brochure y Temario Detallado

Elaboración del material

Guías y presentaciones

Ejecución de los cursos

Formación

 Teniendo el estimado en tiempo para cada producto del servicio procedí a establecer los costes directos e indirectos.

 Ahora venía la pregunta importante: ¿Y cuánto cobro?, pues bien, empecé a indagar (gestión de interesados), a preguntar a colegas ingenieros en mi país, a investigar los precios relacionados con la elaboración del material de apoyo, tiempos de entrega, disponibilidad (gestión de riesgos), y muy importante investigar qué ciudades estarían dispuestas a invertir en un curso para sus empleados.

Como tenía la estructura de servicio y las horas de cada actividad, lo que hice fue establecer un coste por hora profesional tanto para aquellas actividades que tendría que realizar un trabajo de manera offsite como para las horas de ejecución del curso en sí (trabajo onsite) con esto y sumando una serie de costes indirectos, pude establecer el presupuesto de los cursos.

 En esta fase de investigación me encontré de todo: personas que me decían que no lo iba a conseguir, o que la situación estaba demasiado mal, y otros que me decían que todo dependería de la ciudad y de la empresa. También me encontré con microempresarios y emprendedores que les llamó la atención los cursos… en fin, todo un sistemas de opiniones.

Mi decisión fue: seguir hacia adelante, el NO ya lo tenía, solo era cuestión de hacerlo.

 La salida de todo esto fue: la elaboración de un brochure (que sería la forma en la que comunicaría lo que quería hacer)  y el temario detallado y el presupuesto.

 Fase de Turbulencia: ¿A quién se lo vendo?

 ¿Y ahora qué?, ya tenía todo definido, ¿hacia quién me dirigía?.

Empecé por lo que conocía, decidí ofrecer mis cursos a mis contactos, colegas que estaban en la Ciudad de Mérida y otras dos colegas que tengo en la Ciudad de San Cristóbal.  Preparé un mail y les envié la información, sin saberlo ya estaba aplicando aquello que aprendería de mi compañero de viaje días antes:

El dinero metálico no es lo importante, el dinero está en las relaciones que siembres.

 Las cosas empezaron a moverse….muy lentas, pero a moverse.  Ambas partes me respondieron, una de mis colegas llevó los cursos a las universidades privadas y habló con la empresa en la que trabaja, otra le envió la información a su jefe. …ya solo quedaba confiar y esperar.  En ese lapso tuve muchos pensamientos positivos y negativos.

La semana antes de mi viaje, el Departamento de Tecnología de un Banco Regional de la Ciudad de San Cristóbal se interesó por mis cursos, querían los tres cursos!!!, otro chico emprendedor quería los cursos para su equipo!!!…solo que ahora era yo quien tenía el tiempo contado.

Fase de Negociación: Consiguiendo el criterio de éxito

Planifiqué una entrevista con el Departamento de Tecnología del Banco Sofitasa.  La primera reunión consistió en explicar lo que hacía y el objetivo de los cursos, como no podía dictar los tres cursos por cuestión de tiempo y el cliente estaba interesado en los tres, decidí ofrecerles la fusión de dos cursos y así surgió la propuesta de servicio: Enfoque Integral de proyectos y operaciones.   A las dos de la tarde, estaba nuevamente en una reunión cuyo resultado fue la aceptación de la propuesta de servicio.

Llegué a mi casa materna, me senté en el sofá y respiré….lo había conseguido, el criterio de éxito definido estaba conseguido… ahora sólo quedaba a dar lo mejor de mí.

Mi venta consistió básicamente en creer en lo que había diseñado y en el valor agregado que esta experiencia podía tener en el equipo, en escuchar al cliente y ofrecerles algo que se adaptara a lo que buscaba, siempre con la premisa del Ganar-Ganar.

 Fase de Ejecución: Compartiendo experiencias

Realizando casos prácticos

Realizando casos prácticos

Los primeros minutos iba de los nervios, luego de presentarme, conocer el grupo (15 personas), detectar sus inquietudes y expectativas, empecé a presentarles el objetivo del curso.  Dentro del equipo estaban miembros de la oficina PMO, equipo de operaciones, bases de datos y negocio.

Mi primera idea fue conocer qué entendían los participantes acerca de la gestión de proyectos, pues uno de los requisitos del cliente fue que se hiciera evidente lo que se había conseguido desde la oficina de PMO y las oportunidades de mejora que aún quedaban por ejecutar.

 Dentro de las inquietudes estaban:

  1. Cómo alinear la parte de operaciones y proyectos.
  2. Cómo alinear el negocio con los proyectos de desarrollo de SW, es decir, cómo hacer para disminuir los riesgos y trabajar de manera concatenada (gestión de expectativas, team building, y gestión de riesgos).
  3. Qué herramientas prácticas podrían ser útiles.
El equipo de la Oficina de Proyectos celebrando su primer aniversario

El equipo de la Oficina de Proyectos celebrando su primer aniversario

Fase de Cierre: Lecciones Aprendidas

Lo más importante de esta fase fue recibir el feedback de los participantes para detectar mis oportunidades de mejora, y luego mi revisión de lecciones aprendidas, dentro de las que se encuentran mejorar la investigación del entorno, en relación a la parte legal.  Aunque soy venezolana estos temas en mi país varían de un día para otro, afortunadamente siempre encontré gente que apoyara y me guiara, sin embargo tomo como lección aprendida dedicarle más tiempo a esta parte.

Reflexiones:

Ahora bien, ¿Cómo hice para que todo esto se diera?, personalmente, y esta es la lección más importante:

Trabajar con coherencia, trabajar desde el corazón, que no es otra cosa que el entusiasmo de hacer lo que me gusta y no pensando en lo que tenía que vender o ganar.

Esta manera de trabajar a mí me funciona, no puedo asegurar que sea así todo el tiempo, lo que sí sé es que está en consonancia con lo que quiero ser y hacer.

Espero que esta experiencia te anime a emprender tus proyectos personales, como sabes la gestión de proyectos es una filosofía de vida, empieza aplicar estos conceptos a tu vida diaria para conseguir tus objetivos.

Finalmente, quiero agradecer a las personas que recibieron y leyeron mi propuesta, al Departamento de Tecnología del Banco Sofitasa, a los que participaron en el taller por dar lo mejor de cada uno y hacer posible un taller ameno y divertido, al Ingeniero Felix Guerra y al Doctor Braulio Rodríguez por darme la oportunidad de compartir y crear esta experiencia.

Me quedo con el compartir de un equipo con ganas de salir adelante, de hacer algo diferente y de encontrar el valor agregado, me quedo con su entusiasmo y sus palabras cordiales, me quedo con las experiencias compartidas en esos dos días, me quedo con el HACER sin importar las realidades negativas, me quedo con el actuar con coherencia y me quedo con un criterio de éxito alcanzado y superado.

Equipo del Banco Sofitasa

Equipo del Banco Sofitasa
Gracias a todos!

Seguro tienes algo importante que compartir y sobretodo algo que te guste y te llene…te invito entonces a sembrar las oportunidades en tu vida.

A Zarelí y Francisco por su apoyo incondicional.

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Reflexiones desde el aire: aprendizaje en 13 horas

Actualmente, los trabajadores/emprendedores del conocimiento debemos ser capaces de superar los diferentes retos que trae consigo esta Era del Conocimiento: trabajo en equipo multidisciplinares, gestión del talento, desarrollo de habilidades blandas (soft skill), adaptación al cambio y gestión de redes que apoyen nuestro crecimiento personal y profesional.

virtualsocialmedia.com

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El impacto que tenemos en nuestro entorno (familiar, laboral, social) ha sido motivo de estudio desde hace mucho años, viéndose reflejado en el estudio del Comportamiento Organizacional y en el Análisis de redes sociales, lo que una vez más hace evidente que la gestión de nuestra red de contactos o networking es un tema clave en esta Era del Conocimiento.

Javier García Barros, en su post “Cómo los agricultores vendían su cosecha” o lo que de verdad supone el networking para tu negocio“, nos expone cómo desde aquellos tiempos; donde no teníamos herramientas virtuales, los seres humanos formábamos redes que apoyaban nuestro trabajo.  Particularmente creo que  todo esto tiene que ver con un tema de cambio de enfoque, de aprender a ver cómo cualquier ocasión puede pasar a ser clave en el crecimiento de nuestra red y por tanto en nuestro crecimiento personal y profesional.

Y así fue como en un vuelo Madrid-Bogotá tuve la oportunidad de conocer y hacer una especie de brainstorming con mi compañero de vuelo Henri-Philippe Gares, una experiencia que sin duda estuvo llena de lecciones aprendidas, lecciones que empecé a sembrar al momento de arribar mi vuelo y que hoy con este post empiezan a germinar.

Lección 1: Sobre la empatía.

¿Qué será lo que vemos en el otro que nos lleva a entablar una conversación de 13 horas con un desconocido?.   Pues bien, parece ser que las neuronas espejo tienen mucho que ver en este tema.  ¿Por qué?,  según los expertos, es en estas neuronas donde se inicia la empatía, pues ellas nos permiten entrar en “sincronía” con el otro.

Después de unos minutos, las dichosas neuronas se activaron y se inició una conversación que poco a poco se fue trasladando hacia el HACER.  Al comentarle que trabajaba en la gestión de proyectos, empezó a surgir un proceso de brainstorming de manera natural, analizamos los problemas que se presentan en los proyectos y ambos llegamos a la misma conclusión: la clave está en conectar a la gente con el proyecto.

Al mismo tiempo nos preguntamos ¿Cómo lo podemos hacer?, allí surgieron respuestas como el coaching, el liderazgo, el talento, etc., pero ninguna nos dio, al menos en aquel momento, la posible solución.  Hoy pienso que definitivamente debemos hacer uso de Inteligencia Emocional de nuestro equipo, pues un objetivo sin emoción es una simple declaración.  Cuando trabajamos las emociones y logramos la conexión del equipo con el proyecto,  los riesgos que se pudieran presentar serán más fáciles de gestionar.  Ahora bien, para ello debemos aprender a desarrollar la empatía, porque tal y como comentaba mi compañero Henri:

María, no con todo el mundo tenemos empatía y debemos aprender a poner la energía donde realmente lo necesitamos.

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Entonces, ¿qué pasa cuando trabajamos en equipo?,  ¿cómo utilizamos la empatía para crear nuestra red?.  Lo que aprendí, luego de reflexionar aquella declaración, es que no podemos dispersarnos, debemos pues tener claro nuestro objetivo y sembrar aquellas relaciones que soporten nuestra meta.

(Revisa el post de Marta Romo “Reflexiones sobre la empatía ¿Bailamos?” )

Conectar a la gente con el proyecto, sembrar relaciones que soporten nuestra meta y practicar la escucha activa.

Lección 2: Sobre la gestión de proyectos.

Continuando con nuestra conversación, le comenté a Henri lo que era para mí la gestión de proyectos y cómo el HACER es clave en nuestro día a día.

Y aquí llegó la segunda enseñanza:

María, la gestión de proyectos es simple, es aprender a gestionar realidades.

Haciendo retrospectiva, me doy cuenta que si la empatía nos ayuda a conectar con el otro, la gestión de realidades nos ayuda a sembrar equipo.

¿Se trata entonces de ser un líder carismático que entiende todas y cada una de las realidades individuales?, particularmente creo que no, más bien creo que se trata de conocer y entender el equipo, para que cuando alguna realidad individual mueva el sistema podamos tomar decisiones en pro del objetivo común…el proyecto.

Crear una realidad común para el proyecto y gestionar los riesgos que implican las realidades individuales.

Lección 3: Sobre el proceso de aprendizaje y las decisiones.

Sin duda, esta es una de las lecciones que más impacto ha tenido en mí.  Entre anécdotas, Henri me contó lo que es para él el proceso de aprendizaje para cualquier evento de nuestra vida y cómo las decisiones nos pueden llevar a un camino u otro.

Le pregunté cómo hacía para hablar siete idiomas, y me dijo que cuando conocías el proceso de aprendizaje y aceptabas el caos inicial todo era cuestión de esfuerzo y tiempo.

www.siembracreativida.com

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Como buena profesional de la calidad, traduje sus palabras  en un proceso, el cual comparto a continuación:

  • El primer paso es el caos, ese momento en el que no sabemos nada y queremos saberlo todo, donde la probabilidad de cometer errores es más alta. Pues bien, cuando aceptas que simplemente no sabes nada todo empieza a fluir. ¿Qué pasa?, a veces el ego nos supera y podemos tomar la decisión de retirarnos, asegurándonos que somos lo suficientemente buenos o simplemente no es para nosotros.
  • Cuando superamos el caos, iniciamos el segundo paso, la tormenta, aquí ya empezamos a adquirir conocimiento pero la proporción de Resultados es menor al esfuerzo realizado.  Lo anterior nos puedo llevar a finalizar el proceso.
  • Luego de la tormenta viene la turbulencia, digamos que aquí estamos en la parte más alta de nuestra curva de aprendizaje.
  • El paso cuatro, es la velocidad crucero, ya aceptamos que nos podemos equivocar y empezamos a ver resultados. Sin embargo, si la impaciencia nos juega una mala pasada podemos volver a decidir terminar con el proceso.

A partir de aquí la cantidad de resultados obtenidos es mayor al esfuerzo realizado.

  • Empezamos a conseguir metas, ya todo parece más fácil, y podemos decidir quedarnos allí, puede que nuestro objetivo sea solo llegar a este punto.
  • El paso seis es el aprendizaje continuo, el querer mejorar cada día nuestro conocimiento.
  • Y finalmente, llegamos a la maestría, es decir, aprendimos la materia. Aquí nuestro deber como seres humanos será la de Compartir lo aprendido, crear Conocimiento.

En cualquier punto del proceso puedo decidir qué hacer, por lo que todo en nuestra vida se trata de una elección, de una decisión: ¿lo que estoy haciendo soporta mi meta?, ¿Sigo adelante?, el seguir con el proceso o terminarlo no es una decisión buena o mala, simplemente es una decisión, lo importante es HACER algo y no caer en el bucle emocional que nos lleve al coste emocional de no tomar decisiones.

 Aceptar el caos, recorrer el camino y tomar decisiones.

Lección 4: Sobre el dinero y las relaciones.

Luego de la lección anterior, vino sin duda otra igual de importante:

María, el dinero metálico en realidad es muy poco, el verdadero dinero está en las relaciones que construyas.

Particularmente, esto lo traduzco como la capacidad que tenemos los seres humanos de Dar y Recibir, pues en todas las facetas de nuestra vida estamos ejecutando ese proceso.  Está claro que todos necesitamos pagar facturas, comer, etc., sin embargo, cuando concientizamos el impacto que tenemos en nuestro entorno, empezamos a sembrar relaciones de manera natural, como se ha hecho desde siempre.

Colaborar en todas las redes en las que estamos inmersos: familia, emprendimientos, proyectos, grupos.

Lección 5: Sobre el miedo.

A mitad de vuelo, cuando empezaron las pequeñas turbulencias, me empecé a atacar de los nervios.  Desde hace algún tiempo decidí que no me gustaba volar y lo pasaba realmente mal.  En ese momento Henri me preguntó: ¿de qué tienes miedo?.  Y mi respuesta fue: mmm no sé, de que se caiga el avión. Me dijo: ¿Estás completamente segura de que eso va a suceder? En caso tal, ¿podrías hacer algo al respecto?, obviamente mi respuesta fue: No.

Entonces, me dijo:

María, lo que supones no es la realidad, te estás preocupando por algo sobre lo que no tienes certeza alguna.  Cuando te das cuenta de eso, el miedo simplemente se va.  Todos los seres humanos tenemos miedo, miedo de morir, pero lo importante es detectar si lo que estás pensando es producto de tu imaginación, aceptar la emoción y continuar.

Tengo que decir, que esas palabras fueron mágicas para mí, disfruté del vuelo, incluso mi vuelo de regreso.

No existen situaciones certeras en la vida por lo que es más fácil aceptar que el miedo es una emoción natural.

Ver Reflexiones sobre el miedo por Noemí Vico.

Lección 6:  Sobre la vida y la intención.

Finalmente, Henri me hizo la siguiente pregunta:

¿Cuál es tu intención? ¿Para qué trabajas? ¿Qué quieres conseguir?

Pinterest

Pinterest

Mi respuesta fue: quiero compartir conocimiento, quiero hacer que todas las herramientas que he aprendido sean útiles para otros.

Me dijo:

María, la intención está por encima de cualquier objetivo, es lo que realmente nos lleva a conectar con el otro.  Yo quiero dejar un legado, quiero hacer algo para ayudar a los demás y que continúe utilizándose incluso cuando ya no esté en esta vida.  La intención es lo que te mueve, es la motivación de emprender cualquier proyecto.

¿Cuál es tu intención?…

…El vuelo arribó a Bogotá y esas lecciones empezaron a tomar forma en mí….

Agradezco profundamente la oportunidad que aprender de la visión de mi compañero de vuelo y lo honro compartiendo ese conocimiento con mi red.

Y tú….¿cómo siembras la intención en tu vida?

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Contactos que Enriquecen: Aprender a gestionar nuestro talento con Noemí Vico

talentoLa Era del Conocimiento de la que formamos parte, nos ha llevado a convertirnos, como diría Peter Drucker, padre del Management, en “trabajadores de conocimiento”.   No cabe duda que estamos en una revolución del conocimiento, donde las estructuras (sociales, políticas, organizacionales) se están rediseñando, reestructurando…pues ya nada será como antes.

Y yo me pregunto: ¿Realmente estamos tomando consciencia de ello? ¿Qué estamos haciendo para ser trabajadores del conocimiento?

De acuerdo a las definiciones de la RAE, el conocimiento es: “Acción y efecto de conocer, entendimiento, inteligencia, razón natural”.  Ahora bien, está claro que sólo con los hechos no se genera conocimiento,  éste surge cuando vemos los hechos dentro de un contexto y lo utilizamos para un fin, es decir, le damos un sentido.

Dicho esto, pareciera entonces que como trabajadores del conocimiento (entiéndase también emprendedores del conocimiento) debemos hacer algo más para potenciar nuestras habilidades.  Somos seres evolutivos, y si tomamos consciencia de ello y queremos sobrevivir a los cambios debemos aprender a conocer y gestionar NUESTRO TALENTO.

Para ello, siembracreatividad se ha ido en búsqueda de respuestas, y ha invitado a Noemí Vico al espacio “Contactos que Enriquecen“.

Noemí es la creadora del proyecto Emprende tu Marca y es Licenciada en Publicidad y Relaciones Públicas, Máster en Dirección General de Empresas, Coach Ejecutivo por ICF, Certificada en MBTI Myers Briggs Type Indicator y Facilitadora de emprendedores por el Cisco Entrepeneur Institute, y desde su blog comparte herramientas que nos llevan a la reflexión y al HACER.

Espero que esta entrevista te invite a conocer tu talento:

Hola Noemí, bienvenida a siembracreatividad y gracias por aceptar esta colaboración en mi primer proyecto personal.

MAComéntanos, ¿Qué es para ti el talento?

NV: Desde mi punto de vista, el talento es nuestra esencia, la luz que cada uno tenemos dentro y nos hace especiales y únicos. No sólo estaría referido al concepto habitual de talento  como “capital humano” o “competencias”  sino que incluiría una dimensión mucho más profunda relacionada con la felicidad, el fin último de la vida.  Cuando conectamos con nuestro talento descubrimos aquello que podemos desarrollar de forma extraordinaria y que nos hace felices. Mihalyi Csikszentmihalyi hablaba del estado de FLOW, ese momento en el que algo envuelve todo nuestro ser y las capacidades se llevan al extremo. Pilar Jericó añade a la fórmula del talento dos elementos esenciales para que se haga realidad: compromiso y acción. El talento, son los dones que nos han sido dados, por lo tanto, también es compartir y hacer crecer a nuestro alrededor (parábola de los talentos).

¿Por qué es difícil descubrir nuestro talento? Por un lado, sentimos miedo a nuestros dones, a la responsabilidad de asumir su poder y las posibilidades que abren. Por otro, nuestra educación no nos ha enseñado ni ha premiado ciertos talentos, se ha centrado en un número de inteligencias limitado y parcial. Por suerte, es mucho el trabajo que se está haciendo en este sentido con experiencias sobre las inteligencias múltiples  a partir de los trabajos de Da Vinci, sobre las fortalezas gracias a la psicología positiva, desde el Coaching, entre otros.  Cada día disfruto con la explosión de talento que está surgiendo con personas que se han dado cuenta de que aquél talento que tacharon de “inservible” en la escuela es algo extraordinario y digno de compartir. El talento no son sólo grandes ideas, son personas que haces cosas “ordinarias” de forma “extraordinaria”.

MA¿Cómo nos apoya la gestión del talento en esta época de cambios?

NV:  La gestión del talento nos “defiende” de los cambios porque nos abre un mundo de nuevas posibilidades ya que su objetivo esencial es conseguir “la mejor versión de uno mismo”. Desde el profundo conocimiento de la esencia, podremos comenzar el desarrollo de la misma y las sinergias con lo que nos rodea. Para este trabajo es fundamental el apoyo de profesionales que “acompañen” de forma real y ética para que se convierta en un proceso de crecimiento real y no de adoctrinamiento.

MATodos los seres humanos tenemos la capacidad de crear, ¿Cómo podemos utilizar la creatividad para apoyar nuestro talento?

NV: La creatividad es un talento que todos poseemos en mayor o menor medida y que, en muchas ocasiones, no se potencia en la vida adulta. Más allá del arte y del diseño, la creatividad tiene mucho que ver con encontrar soluciones, abrir oportunidades y gestionar el cambio por lo que cobra una gran importancia en todos los ámbitos de la vida personal y profesional.   La creatividad, independientemente de nuestra predisposición genética, puede entrenarse para potenciarse. Una buena forma de comenzar es conocer nuestros recursos para ganar autoconfianza con el apoyo en ellos. A partir de ahí, podemos pasar a la acción practicando diferentes técnicas de fomento de la creatividad como los Thinkertoys de Michalko, el Pensamiento lateral de Edward de Bono o la Gramática de la Fantasía de Gianni Rodari.

MASun Tzu decía que “Las oportunidades aumentan a medida que se aprovechan”, ¿Cómo podemos hacer que nuestro talento se convierta en una Oportunidad?

NV: Convertir el talento en oportunidad pasa por conocernos y ser conscientes de nuestro valor. Analizar los motores que nos impulsan y deshacer las creencias que nos limitan dándonos cuenta de que tenemos la libertad de ser protagonistas de la vida que queremos vivir. Cada oportunidad que aprovechamos (y disfrutamos) genera nuevos pasos y nuevas opciones.

MA¿Cómo se relaciona la Gestión del Talento con el Personal Branding?

NV:  Los cambios actuales propician la aparición de un nuevo tipo de profesionales (y de personas) que se cuestionan la fundamentación de los paradigmas vigentes y deciden tomar las riendas de su destino.  La “crisis” es una oportunidad para que las personas conviertan su talento en su marca, de ahí la importancia de una nueva gestión del Talento desde la perspectiva del Personal Branding.  Los programas de Personal Branding son procesos activos e integrales en los que se trabaja desde diferentes perspectivas del mundo estratégico de la empresa y del Coaching y que exigen mucha creatividad para conseguir el posicionamiento adecuado. Las actividades se articulan en tres ámbitos: autoconocimiento, estrategia y visibilidad.

MADesde tu punto de vista, ¿Qué es lo que nos impide a evolucionar como trabajadores del conocimiento?

NV: Los profesionales del conocimiento tenemos que ser conscientes de la necesidad de mantenernos en evolución constante, el concepto que lanzaba la ONU del “aprendizaje a lo largo de la vida” con el que debemos comulgar nosotros mismos para poder hacerlo extensible a los otros. Vendemos desarrollo, crecimiento y adquisición de nuevas habilidades por lo que debemos empezar por nosotros mismos, mantener la coherencia.  Además, somos personas y, como tales, también nos necesitamos trabajar en la gestión de las creencias que nos afectan, los mandatos automáticos que nos hacen actuar, nuestros miedos y no perder la vista de nuestro foco.

MAUna herramienta que podamos utilizar para empezar HACER:

NV: Lo más sencillo es comenzar a practicar actividades de autoconocimiento, descubrir la luz que llevamos dentro y dar gracias por ella. El reencuentro con nosotros mismos y la paz que proporciona el aceptarnos es, sin duda, la llave hacia conectar, querernos más y poder compartir lo que somos.

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María Arroyo y Noemí Vico
Foto de: María Arroyo

MA¿De qué se trata el proyecto Emprende tu Marca? ¿Cómo ha sido ese caminar en ese proyecto?

NV: Cuando trabajas en el mundo de la gestión del talento y el conocimiento, estás en continuo contacto con mucha información y contactos,  lo que te convierte en alguien en quien muchas otras personas pueden buscar apoyo.

Emprende tu Marca nació dando respuesta a inquietudes de mis alumnos, de mis clientes, o sobre temas que, en su día, yo necesité conocer como emprendedora. Se ha convertido en un lugar en el que compartir tendencias, recomendaciones y datos de forma sencilla, accesible y de fácil aplicación para cualquiera.

MAUn último consejo.

NV: ¿Por qué no? Si no intentas nada, no conseguirás nada. Sólo consiguen cosas quienes tienen la firme determinación de conseguirlas (y trabajan por ello).

Muchas Gracias Noemí por colaborar en siembracreatividad y por formar parte del Talento que necesitamos para surfear en esta época de cambio.

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¿Cuánto nos cuesta “no” tomar decisiones?

En esta época de cambios pareciera que se hace más evidente la necesidad de Tomar Decisiones.  Constantemente estamos ejecutando este proceso, desde que nos levantamos hasta que vamos a dormir (incluso muchas veces soñando resolvemos aquello que nos acechaba).   Pues bien, últimamente he observado con preocupación cómo en el mundo profesional cuesta hacerse responsable de las decisiones a tomar, creando el síndrome de “yo no me mojo”, lo que implica una serie de acciones que hacen que los proyectos sufran del efecto en picada: se disparan riesgos, se cambia el alcance, se recorta calidad, aumenta el coste del proyecto (incluido el emocional), etc.  Lo anterior se traduce en: proyectos que están sujetos con pinzas, costes operativos altos, impactos en la calidad del producto y clientes insatisfechos.

Los Project Managers (PM) lo tenemos complicado, pues dependiendo del tipo de autoridad que se nos otorgue podremos hacer o no ciertas cosas.  En algunas organizaciones los PM son sólo Expedidores de Proyectos sin ninguna autoridad sobre el proyecto, solo la de reportar y la de tener la información actualizada.  En otro tipo de Organizaciones los Project Managers ejecutamos nuestra esencia…la del HACER, y este actuar está estrechamente relacionado con la toma de decisiones.  Ahora bien, he observado algunas veces, que cuando llega la hora de escalar decisiones, no se muestra la situación objetivamente (hechos, escenarios y posibles consecuencias), dejando paso al  “miedo a que nos vean” y se olvida que la toma de decisiones debe estar al servicio de los objetivos del proyectos y de nuestro equipo (ver Código Ético PMI).

Afortunadamente, existen profesionales que se arriesgan y dicen lo que tienen que decir, haciendo uso de la empatía, sin embargo, existen organizaciones que no quieren escuchar y estos profesionales son vistos como los sinceriCIDAS del proyecto, llevando muchas veces a la rotación del talento.

Entonces, ¿Cuánto nos cuesta “no” tomar decisiones?.  Algunos de los efectos los menciono a continuación:

1. La Marca Corporativa se ve afectada, aunque algunas decisiones no repercuten inmediatamente, los sucesos encadenados pueden traer efectos negativos en la marca corporativa de tu compañía.

2. El tiempo invertido en fomentar el talento se pierde, pues generalmente estos profesionales que dicen lo que tienen que decir se van.

3. La pertenencia del equipo disminuye, el no tomar decisiones afecta directamente la credibilidad en el proyecto lo que se traduce en una falta de confianza por parte de los colaboradores.

4. Los costes de no conformidad aumentan.

5. Los costes operativos aumentan.

6. La satisfacción del cliente/usuario disminuye considerablemente.

7. Los riesgos que se activan pueden afectar ya no solo el proyecto sino en algunos casos la estrategia de la Organización.

8. La calidad del producto disminuye.

9. Aumentan los conflictos dentro del equipo.

Esto nos lleva a concluir que la toma de decisiones implica madurez, y esta madurez está relacionada en aceptar las consecuencias de nuestros actos.  Este enfoque va más allá de las culpas, implica hacernos responsables y nuevamente HACER algo para darle un giro positivo.

Para poder trasladar lo expuesto anteriormente a nuestro día a día, quiero compartir una anécdota que ocurrió en mi época de universitaria cuando participaba como coralista en el Coro de mi Universidad, una experiencia que sin duda marcó positivamente mi crecimiento personal y profesional:

file0001545806234Cuando los Directores preparan las obras están conscientes de que el factor humano puede llevar a una desafinación, a pesar de horas de ensayos.  En plena interpretación de una obra, una cuerda se puede bajar medio tono, incluso tonos completos o se puede ir a destiempo, en esos momentos de HACER, el Director debe utilizar sus herramientas para que el coro vuelva al tono y al tiempo establecido por la obra.  Ahora bien, ¿Alguna vez han visto detener una obra y volver a empezar?, en realidad esto sucede muy poco, entran en juego varios factores incluidos el prestigio del Coro y del Director, sin embargo ¿El mantenernos como estamos nos da garantía de éxito?, tal vez si, tal vez no, depende de la decisión y del entorno.

Pues bien, en el año 1999, asistimos a un Encuentro Coral Universitario en la Universidad de los Andes, Venezuela.  Este evento era muy importante, se reunían los mejores coros y orfeones universitarios, nuestro Director Rubén Rivas goza de un alto reconocimiento por su trayectoria profesional y por lo tanto las expectativas sobre el Coro UNET eran altas.  El día del concierto, en la interpretación de la segunda obra ocurrió algo catastrófico entramos en el tono que no era, y la obra iba en picada si continuábamos ahí, luego de los 3 primeros compases el Director cerró su mano, nos miró, no seguimos emitiendo ni un sonido, se dio la vuelta, se acercó al piano y tocó nuevamente el acorde correcto.  Fueron unos segundos  terribles, sin hablarnos, y manteniendo la sonrisa frente al público, compartíamos un sentimiento: “nos equivocamos, que mal”, “¿y ahora qué?”, volvimos a iniciar la obra en el tono correcto y de ahí en adelante el concierto fue maravilloso y el público quedó encantado.

Aula Magna UCV 2002

Aula Magna UCV 2002

¿Qué hubiese pasado si nuestro Director hubiese continuado la obra bajo esas circunstancias?,  ¿Qué nos hubiese costado como institución coralista el no empezar de nuevo la obra?.  Esa acción de despojarse del ego y de hacernos responsables de lo que estaba pasando, me ha marcado toda la vida.

Aprendizaje:

En un equipo, ya sea una coro, un equipo deportivo, un equipo de trabajo, una empresa, la responsabilidad máxima recae sobre quien dirige el equipo, por lo tanto si el Liderar es estar al servicio del equipo, el Jefe de Proyectos, el Emprendedor, el líder de departamento debe tomar acción cuando se requiere, utilizando hechos para ser objetivos, también debe sembrar la responsabilidad en la toma de decisiones dentro de su equipo (sin culpas), y por supuesto actuar con coherencia pensando en los objetivos del proyecto y del equipo.

Y tú…¿cómo siembras la toma de decisiones en tu equipo?

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Sobre la esencia de la gestión de proyectos

Cuando trabajaba en el mundo de la  Calidad observaba cómo los procesos agregaban valor a lo que ocurría en el proyecto, sin embargo a lo largo de la ejecución de éstos saltaban incidentes relacionados con la gestión del equipo, con la comunicación, con la gestión de expectativas; y aunque se realizaba una revisión de cada uno de estos eventos y se tomaban acciones correctivas, algunas veces estos procesos no llegaban a solucionar los problemas y/o los riesgos activados.  Algunas veces observé cómo se alargaban proyectos, cómo se perdían clientes o simplemente cómo se cerraban cuentas, y me preguntaba: ¿Cómo puede suceder esto si existen procesos institucionalizados y se trabaja en la mejora continua?

Empecé a indagar y a investigar, tratando de encontrar las respuestas sobre lo que sabía en ese momento: en los procesos, en los datos, en las tendencias…pero sólo encontré la respuesta cuando empecé a gestionar proyectos.  En un principio los proyectos gestionados estuvieron relacionados con la mejora continua, y aunque seguía en el mundo de la Calidad esos proyectos  pasaban por todas las fases de un ciclo de vida de proyectos, y fue ahí donde inicié el descubrimiento y la comprensión de lo que sucedía.

En ese momento decidí dar un cambio en mi carrera profesional y aprender la disciplina de la gestión por proyectos: ejecutándolos y formándome.

Hoy en día soy PMP® Certificada y quiero hacer una reflexión acerca de lo que es para mí la esencia de la gestión de proyectos.

Para mí esta disciplina está relacionada con el HACER:

  • Hacer que se defina un alcance para poder entregarle a nuestro cliente el producto/servicio que ha solicitado (y si no sabe lo que quiere ayudarle a definirlo).
  • Hacer que nuestro equipo entienda lo que hay que hacer y que se comprometa.
  • Hacer que tú y tú equipo se formen en aquellas disciplinas que son vitales para el éxito de cualquier proyecto: comunicación, trabajo en equipo, resolución de conflictos, gestión de riesgos, mejora continua. No solo en la habilidades técnicas (hard skills) sino también en las blandas (soft skills)
  • Hacer que los procesos se ejecuten.
  • Hacer que las oportunidades se potencien y las amenazas disminuyan. Gestión de riesgos.
  • Hacer que las restricciones y supuestos de tu proyecto estén entendidos y que se ha detectado lo que el proyecto necesita. Definir las condiciones de aceptación y criterios de éxito.
  • Hacer que la información esté allí para tu equipo, y si no la tienes HACER un plan para conseguirlo.
  • Hacer, Hacer, Hacer.

A la lista anterior le agrego, entre otras cosas, la medición que es la herramienta para saber cuantitativamente lo que está pasando (apoyando así la toma de decisiones), y la negociación, esta última como algo constante a lo largo de la ejecución del proyecto.

Ahora bien, si la esencia de los proyectos está en el HACER, esta disciplina la puedo trasladar a cualquiera de mis facetas, pues cualquier cosa que quiera realizar la puedo gestionar como un proyecto, y aquí viene para mí la mayor utilidad.  Esta disciplina me ha ayudado a llevar a cabo el proyecto más importante…MI VIDA.

Así como los Procesos existen en nuestro día a día, todo lo que nos propongamos como humanos y como profesionales lo podemos enfocar como un proyecto, trayendo a nuestra realidad la materialización de lo que queremos.

Y es allí de donde proviene la esencia de todas estas disciplinas, de nuestra vida como humanos, y por lo tanto deben estar al servicio de nosotros: como clientes, como emprendedores, como empleados, como ciudadanos, como personas.  Así pues, a lo largo de todo este tiempo he aprendido a trasladar tanto la disciplina de proyectos como la de calidad a mí día a día.  Por ejemplo, cuando quiero hacer algo para potenciar mi profesión me armo un proyecto personal (así surgió este blog), cuando quiero irme de vacaciones diseño un proyecto familiar de vacaciones, cuando quiero sanarme el alma y el cuerpo defino lo que quiero y busco cómo potenciarlo a través de un proyecto emocional.   Con la calidad he aprendido a verme, a ver mis fortalezas y debilidades, aceptar estas últimas y potenciar las primeras. 

Actualmente, nos encontramos sumergidos en una serie de cambios constantes, en un caos colectivo, y tenemos la responsabilidad con nosotros y con nuestro equipo de HACER algo para surfear en este ecosistema. 

Ese algo, entre otras cosas, para mí es actuar con Coherencia, y lo podemos hacer a través de una herramienta creativa importantísima: NUESTRAS EMOCIONES.

Los proyectos son ejecutados por personas y para personas y ya no podemos ni debemos gestionarlos de la misma manera, aprendamos de la Gerencia Emocional como herramienta que alimente esa esencia de proyectos…empezando por ti:

  • ¿Haz definido tus objetivos de Vida?, ¿Haces lo que quieres? o ¿son las circunstancias y cambios las que te manejan?
  • ¿Cómo afrontas los procesos de tu vida?, Los aceptas, los evades.  Te recomiendo que pienses en las situaciones que se repiten cíclicamente, es la manera en la que la vida te habla.
  • ¿Cómo te amas?, te alimentas bien, haces ejercicio, sonríes.
  • ¿Qué haces para alimentar tu espíritu?, lees, estás con los tuyos, oras, meditas, caminas.
  • ¿Cómo amas?, ¿conoces y gestionas las expectativas de los seres que amas?, ¿sabes escuchar?, ¿fomentas la comunicación?
  • ¿Cómo te aceptas?, ¿trabajas la tolerancia en tu vida?, ¿te aceptas como eres?

Aunque esto te pueda parecer demasiado Emocional, es importante que por un minuto:

  1. Te detengas.
  2. Pienses en esto: ¿Sé gestionar mi vida? ¿Cómo puedo ser creíble ante mi equipo si no soy coherente conmigo mismo?
  3. Arma tu plan para HACER  y actuar en consecuencia.

Nos lo debemos, ya no sólo como Jefes de proyectos, Líderes de equipo o Emprendedores…sino como humanos.

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