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Y tú…¿crees en el trabajo en equipo?

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Actualmente, el trabajo colaborativo se ha convertido en la esencia del HACER en esta Era del Conocimiento, sin embargo ¿Cómo puede ser posible que en pleno siglo XXI pregunte a la audiencia si cree en el trabajo en equipo?, pues sin éste no pudiéramos vivir, y además TODOS sabemos lo que es y lo practicamos a diario 😉

…Si mi declaración anterior es cierta ¿por qué tengo la sensación de que la realidad es otra?, ¿por qué en cada post y/o libro que leo se hace hincapié en la importancia del trabajo en equipo?.  ¿Qué es lo que está pasando en la REALIDAD que se está generando esa necesidad de definir nuevos marcos de trabajo que lo apoyen, nuevos modelos de liderazgo?

El trabajo colaborativo, implica la creación de equipos multidisciplinares y multiculturales, haciendo uso de un soporte tecnológico (groupware) que permita alcanzar un objetivo en común: creación de productos y/o servicios que conlleven a la creación de conocimiento.  Aunado a ello, el trabajo colaborativo debe ser flexible y adaptable a los cambios, lo anterior implica romper paradigmas a todos los niveles: personal, organizacional, de educación y por supuesto de liderazgo.

Entonces, ¿cuál es el misterio del trabajo en equipo? ¿por qué emprendedores, reclutadores profesores, jefes, PM parecieran estar en la búsqueda del Santo Grial?.  Personalmente, creo que hemos vivido durante mucho tiempo en la Paradoja de la Parcela:

Paradoja de la Parcela @smbcreatividad

Paradoja de la Parcela
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Paradoja de la Parcela (cont.) @smbcreatividad

Paradoja de la Parcela (cont.)
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La situación anterior sucede más de lo que creemos, lógicamente cada Organización y cada persona tiene sus propias realidades, sin embargo ¿Cómo queremos promover la innovación, la agilidad, romper paradigmas si seguimos haciendo lo mismo?…y lo que más me preocupa: creyendo en que lo que hacemos está correcto.

Gabriela Soberanis, comenta en su post “Liderazgo y trabajo en equipo: la ventaja competitiva de las empresas” lo siguiente:

 En muchas organizaciones los colaboradores son vistos como simples empleados, los dueños como líderes y el acato de instrucciones, como trabajo en equipo. No, no existe una clara comprensión de lo que es un líder, un colaborador y lo que significa trabajar en equipo. Creemos que lo sabemos, pero si así fuera las empresas no sufrirían por la falta de rumbo, de visión y de alguien que guíe sus esfuerzos hacia la consecución de objetivos que no sólo satisfagan los intereses de los accionistas, sino también de las demás parte interesadas (empleados, clientes, proveedores, sociedad, etc.)

Entonces, ¿Hacia dónde deben caminar las Organizaciones?.  Personalmente creo en la evolución, y actualmente existen empresas 1.0 que han crecido como Organización y logran la consecución de sus objetivos, ¿por qué?, bueno pues creo que porque han sabido detectar sus fortalezas y han creado un estilo de organizacional que los ha apoyado a sostenerse en el tiempo.

En mi experiencia profesional he tenido la oportunidad de participar en equipos que han superado los obstáculos de una Dirección Tradicional, sacando adelante los proyectos (generalmente porque algunos de ellos son líderes natos y el resto del equipo los acepta y lo siguen), y también he estado en equipos que se cohesionan y forman su propio estilo del trabajo.  No se trata de buenos y malos, de mejor y peor, se trata de detectar qué comportamientos de tu equipo están apoyando la consecución para el proyecto y cuáles son los costes (incluidos los emocionales) de aquellos que afectan o generan re trabajo.

LA PROPUESTA

Con todo este contexto mi propuesta se basa en sembrar la Confianza y la Comunicación, es decir, darle un toque de humanidad, pues lo que tenemos en común todos los equipos es que somos seres humanos con fortalezas y debilidades que se unen para HACER algo.

Pero…confiar en ¿qué o en quién?, básicamente la respuesta es: EN TI MISMO, pues si no lo hacemos difícilmente podremos confiar en el otro.

 Confianza: Seguridad que alguien tiene en sí mismo.  Acto o convenio hecho oculta y reservadamente entre dos o más personas, particularmente si son tratantes o del comercio.  RAE

Para confiar en nuestro equipo, es vital conocernos y reflexionar si estamos en la Paradoja de la Parcela:

  1. ¿De dónde viene el reconocimiento de lo que haces?
  2. ¿Cómo te sientes cuando un desconocido te presta su ayuda, tanto a nivel personal como a nivel profesional?
  3. ¿Cómo colaboras dentro de tu grupo de trabajo?
  4. ¿Qué piensas acerca de la proactividad?
  5. ¿Cómo te sientes con respecto a tus compañeros de trabajo en relación a las labores que se ejecutan: colaborativos, invasivos, evasivos?
  6. ¿Tienes conocimiento de las actividades que realizan tus compañeros de trabajo, especialmente de aquellas que sirven de entrada para desarrollar tus actividades?
  7. Cuándo se presentan problemas para entregar el trabajo ¿se gestionan los conflictos dentro del equipo?
  8. Los errores se asumen con ¿culpas o responsabilidades? ¿Se aprende de ellos?
  9. ¿Qué significa para ti trabajar en equipo?

Ahora bien, para que el ambiente colaborativo impere en nuestro día a día, los Emprendedores, empresarios, Jefes de proyectos, Líderes de Equipo, Padres de Familia deben conocer las fortalezas de quienes conforman el equipo, pues como dijo hace muy poco el Presidente de Empresas Polar de mi país Venezuela:

No se lidera con el apellido, se lidera con conocimiento.  Lorenzo Mendoza

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Pues bien, el éxito también radicará en conocer a tu equipo para potenciar sus fortalezas. Este líder con conocimiento integral utilizará la confianza como herramienta para gestionar conflictos, pues confiar no es dormirse en los laureles, es estar alerta y atento de lo que ocurre en el entorno pero entregándole la autoridad correspondiente a cada miembro del equipo.   Este líder implementará un ambiente colaborativo, y utilizará la confianza, la motivación y la comunicación como herramienta principal para gestionar el equipo.

Todo esto suena Ideal…pero ¿Dónde podemos vivir este tipo de experiencias?.   Mi experiencia como coralista durante mucho tiempo me ha permitido vivir el trabajo en equipo, creo que por ello se me hace fácil y no sé trabajar de otra manera.

Yo llegué al Coro de la UNET por casualidad, no iba a audicionar, iba acompañar a unos amigos (de niña cantaba pero por esos acuerdos que vamos haciendo en la vida, pensaba y creía que no cantaba nada bien).  Audicioné y quedé, y así inicié mi camino del trabajo colaborativo y en equipo.  Los primeros meses se basaron básicamente en escuchar mi voz y desarrollar mi confianza en ella, recuerdo estas palabras:

No le tengas miedo a tu voz, tienes que aprender a escucharte para que luego te puedas alinear con el color de la cuerda.  Rubén Rivas.

Para que las obras salieran, teníamos que aprendernos nuestra parte y cuando cantábamos tenía que sonar como una sola voz, para ello teníamos que aprender a escuchar a nuestro compañero.  Un ejercicio que realizábamos era intercalarnos entre las voces y practicar la obra, esto nos ayudó a no crear dependencias entre nuestros compañeros e internalizar que mi parte de la obra era importante para la suma completa de la Obra.

Actualmente, estoy en la Coral de Alcobendas, y un ejercicio que realiza la Profesora de Canto y el Director es CONOCER las voces que tiene, evalúan la afinidad y el color de cada una y en base a eso nos ubican en las obras…¿para qué? Para potenciar las fortalezas de cada voz.

Te animo entonces a conocerte, a potenciar el trabajo en equipo, no importa las circunstancias externas, atrévete hacerlo diferente y a sembrar la parte del trabajo colaborativo que te corresponde.

Y tu…¿te atreves a sembrar el trabajo en equipo?

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Cosas que hago: Curso para Profesionales y Emprendedores

María Arroyo dictando el curso

María Arroyo dictando el curso

El año 2013 estuvo cargado de HACER: Inicié esté blog como mi primer proyecto personal, participé en diferentes webinars, conocí gente nueva, me certifiqué PMP®, planifiqué un catálogo de cursos y tuve la oportunidad de compartir este conocimiento en mi país, Venezuela.

Tal y como lo he comentado en otras oportunidades, mi motivación principal es la de crear y compartir el conocimiento, si a ello le sumamos mi inquietud de reivindicar nuestra profesión como Jefes de Proyectos y Consultores de Calidad pues obtenemos como resultado el diseño de una serie de cursos que me permitieron compartir mi experiencia con un grupo de profesionales en mi ciudad natal: San Cristóbal.

A través de las siguientes líneas quiero compartir ese proceso de creación y consolidación de una propuesta de servicio desde su nacimiento hasta su cierre.

Fase de Arranque: Definiendo el Alcance.

El primer paso fue definir: ¿sobre qué quería hablar?.  Fue un momento de pensar: ¿qué he aprendido estos años de experiencia profesional? y ¿qué quiero transmitir?.  En base a eso definí tres tipos de cursos:

  1. Enfoque Ágil para la gestión de proyectos y operaciones.
  2. Mejora Continua y Coporate Branding.
  3. Enfoque sistémico de proyectos.

Había algo que tenía claro, y era que los cursos debían de tener un enfoque práctico, por lo que el segundo paso natural fue definir hacia quién quería dirigir estos cursos, luego de reflexionar decidí que estaría dirigido a:

Emprendedores, Gerentes, Líderes de Equipos, Jefes de Proyectos, Empresarios, Ingenieros, Arquitectos y Profesionales que requieran adquirir herramientas de gestión para la ejecución de sus actividades.

Con estas dos premisas tenía el alcance de alto nivel definido.  El criterio de éxito que establecí fue el cierre de una propuesta de servicio para uno de los cursos.

Fase de Planificación: Estimando tiempo y costes.

Esta fase me llevó un poco más de tiempo, pues tuve que establecer la estructura de los cursos, es decir hacer el diseño detallado.  Para realizarlo de manera friendly utilicé post-it para definir un diagrama de afinidad y crear una Estructura de Trabajo del Proyecto (EDT o WBS):

Esta técnica consiste en escribir las actividades que consideras llevará tu proyecto y luego agruparlas por afinidad.

Una vez construido el diagrama de afinidad y para continuar con los siguientes pasos, establecí mi EDT como una Estructura de Servicios, esto me permitió establecer los entregables que debía producir y por tanto las actividades que tenía que realizar para conseguir esos entregables, así surgió el diseño detallado.

 Dentro de las actividades estaban: definición detallado del temario, elaboración de un brochure, definición de casos prácticos, elaboración de la presentación, entre otras.

A cada actividad le otorgué un estimado en horas y luego realicé una estimación bottom-up (sumé todas las piezas), si veía que tardaba mucho, pues me llevaba a revisar el temario nuevamente.

Una técnica que me ayudó fue visualizarme dictando los cursos, para detectar si era demasiada información o si por el contrario debería enfocarme en otros puntos.

 Posteriormente, empecé a estimar los costes.  Por experiencias anteriores como freelance, ya contaba con estructura de costes (sólo tuve cambiar la estructura del servicio), y así obtuve:

 ESTRUCTURA DEL SERVICIO

COMPONENTE

PRINCIPALES ACTIVIDADES

PRODUCTOS

Cursos

Planificación de los cursos

Brochure y Temario Detallado

Elaboración del material

Guías y presentaciones

Ejecución de los cursos

Formación

 Teniendo el estimado en tiempo para cada producto del servicio procedí a establecer los costes directos e indirectos.

 Ahora venía la pregunta importante: ¿Y cuánto cobro?, pues bien, empecé a indagar (gestión de interesados), a preguntar a colegas ingenieros en mi país, a investigar los precios relacionados con la elaboración del material de apoyo, tiempos de entrega, disponibilidad (gestión de riesgos), y muy importante investigar qué ciudades estarían dispuestas a invertir en un curso para sus empleados.

Como tenía la estructura de servicio y las horas de cada actividad, lo que hice fue establecer un coste por hora profesional tanto para aquellas actividades que tendría que realizar un trabajo de manera offsite como para las horas de ejecución del curso en sí (trabajo onsite) con esto y sumando una serie de costes indirectos, pude establecer el presupuesto de los cursos.

 En esta fase de investigación me encontré de todo: personas que me decían que no lo iba a conseguir, o que la situación estaba demasiado mal, y otros que me decían que todo dependería de la ciudad y de la empresa. También me encontré con microempresarios y emprendedores que les llamó la atención los cursos… en fin, todo un sistemas de opiniones.

Mi decisión fue: seguir hacia adelante, el NO ya lo tenía, solo era cuestión de hacerlo.

 La salida de todo esto fue: la elaboración de un brochure (que sería la forma en la que comunicaría lo que quería hacer)  y el temario detallado y el presupuesto.

 Fase de Turbulencia: ¿A quién se lo vendo?

 ¿Y ahora qué?, ya tenía todo definido, ¿hacia quién me dirigía?.

Empecé por lo que conocía, decidí ofrecer mis cursos a mis contactos, colegas que estaban en la Ciudad de Mérida y otras dos colegas que tengo en la Ciudad de San Cristóbal.  Preparé un mail y les envié la información, sin saberlo ya estaba aplicando aquello que aprendería de mi compañero de viaje días antes:

El dinero metálico no es lo importante, el dinero está en las relaciones que siembres.

 Las cosas empezaron a moverse….muy lentas, pero a moverse.  Ambas partes me respondieron, una de mis colegas llevó los cursos a las universidades privadas y habló con la empresa en la que trabaja, otra le envió la información a su jefe. …ya solo quedaba confiar y esperar.  En ese lapso tuve muchos pensamientos positivos y negativos.

La semana antes de mi viaje, el Departamento de Tecnología de un Banco Regional de la Ciudad de San Cristóbal se interesó por mis cursos, querían los tres cursos!!!, otro chico emprendedor quería los cursos para su equipo!!!…solo que ahora era yo quien tenía el tiempo contado.

Fase de Negociación: Consiguiendo el criterio de éxito

Planifiqué una entrevista con el Departamento de Tecnología del Banco Sofitasa.  La primera reunión consistió en explicar lo que hacía y el objetivo de los cursos, como no podía dictar los tres cursos por cuestión de tiempo y el cliente estaba interesado en los tres, decidí ofrecerles la fusión de dos cursos y así surgió la propuesta de servicio: Enfoque Integral de proyectos y operaciones.   A las dos de la tarde, estaba nuevamente en una reunión cuyo resultado fue la aceptación de la propuesta de servicio.

Llegué a mi casa materna, me senté en el sofá y respiré….lo había conseguido, el criterio de éxito definido estaba conseguido… ahora sólo quedaba a dar lo mejor de mí.

Mi venta consistió básicamente en creer en lo que había diseñado y en el valor agregado que esta experiencia podía tener en el equipo, en escuchar al cliente y ofrecerles algo que se adaptara a lo que buscaba, siempre con la premisa del Ganar-Ganar.

 Fase de Ejecución: Compartiendo experiencias

Realizando casos prácticos

Realizando casos prácticos

Los primeros minutos iba de los nervios, luego de presentarme, conocer el grupo (15 personas), detectar sus inquietudes y expectativas, empecé a presentarles el objetivo del curso.  Dentro del equipo estaban miembros de la oficina PMO, equipo de operaciones, bases de datos y negocio.

Mi primera idea fue conocer qué entendían los participantes acerca de la gestión de proyectos, pues uno de los requisitos del cliente fue que se hiciera evidente lo que se había conseguido desde la oficina de PMO y las oportunidades de mejora que aún quedaban por ejecutar.

 Dentro de las inquietudes estaban:

  1. Cómo alinear la parte de operaciones y proyectos.
  2. Cómo alinear el negocio con los proyectos de desarrollo de SW, es decir, cómo hacer para disminuir los riesgos y trabajar de manera concatenada (gestión de expectativas, team building, y gestión de riesgos).
  3. Qué herramientas prácticas podrían ser útiles.
El equipo de la Oficina de Proyectos celebrando su primer aniversario

El equipo de la Oficina de Proyectos celebrando su primer aniversario

Fase de Cierre: Lecciones Aprendidas

Lo más importante de esta fase fue recibir el feedback de los participantes para detectar mis oportunidades de mejora, y luego mi revisión de lecciones aprendidas, dentro de las que se encuentran mejorar la investigación del entorno, en relación a la parte legal.  Aunque soy venezolana estos temas en mi país varían de un día para otro, afortunadamente siempre encontré gente que apoyara y me guiara, sin embargo tomo como lección aprendida dedicarle más tiempo a esta parte.

Reflexiones:

Ahora bien, ¿Cómo hice para que todo esto se diera?, personalmente, y esta es la lección más importante:

Trabajar con coherencia, trabajar desde el corazón, que no es otra cosa que el entusiasmo de hacer lo que me gusta y no pensando en lo que tenía que vender o ganar.

Esta manera de trabajar a mí me funciona, no puedo asegurar que sea así todo el tiempo, lo que sí sé es que está en consonancia con lo que quiero ser y hacer.

Espero que esta experiencia te anime a emprender tus proyectos personales, como sabes la gestión de proyectos es una filosofía de vida, empieza aplicar estos conceptos a tu vida diaria para conseguir tus objetivos.

Finalmente, quiero agradecer a las personas que recibieron y leyeron mi propuesta, al Departamento de Tecnología del Banco Sofitasa, a los que participaron en el taller por dar lo mejor de cada uno y hacer posible un taller ameno y divertido, al Ingeniero Felix Guerra y al Doctor Braulio Rodríguez por darme la oportunidad de compartir y crear esta experiencia.

Me quedo con el compartir de un equipo con ganas de salir adelante, de hacer algo diferente y de encontrar el valor agregado, me quedo con su entusiasmo y sus palabras cordiales, me quedo con las experiencias compartidas en esos dos días, me quedo con el HACER sin importar las realidades negativas, me quedo con el actuar con coherencia y me quedo con un criterio de éxito alcanzado y superado.

Equipo del Banco Sofitasa

Equipo del Banco Sofitasa
Gracias a todos!

Seguro tienes algo importante que compartir y sobretodo algo que te guste y te llene…te invito entonces a sembrar las oportunidades en tu vida.

A Zarelí y Francisco por su apoyo incondicional.

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¿Cuánto nos cuesta “no” tomar decisiones?

En esta época de cambios pareciera que se hace más evidente la necesidad de Tomar Decisiones.  Constantemente estamos ejecutando este proceso, desde que nos levantamos hasta que vamos a dormir (incluso muchas veces soñando resolvemos aquello que nos acechaba).   Pues bien, últimamente he observado con preocupación cómo en el mundo profesional cuesta hacerse responsable de las decisiones a tomar, creando el síndrome de “yo no me mojo”, lo que implica una serie de acciones que hacen que los proyectos sufran del efecto en picada: se disparan riesgos, se cambia el alcance, se recorta calidad, aumenta el coste del proyecto (incluido el emocional), etc.  Lo anterior se traduce en: proyectos que están sujetos con pinzas, costes operativos altos, impactos en la calidad del producto y clientes insatisfechos.

Los Project Managers (PM) lo tenemos complicado, pues dependiendo del tipo de autoridad que se nos otorgue podremos hacer o no ciertas cosas.  En algunas organizaciones los PM son sólo Expedidores de Proyectos sin ninguna autoridad sobre el proyecto, solo la de reportar y la de tener la información actualizada.  En otro tipo de Organizaciones los Project Managers ejecutamos nuestra esencia…la del HACER, y este actuar está estrechamente relacionado con la toma de decisiones.  Ahora bien, he observado algunas veces, que cuando llega la hora de escalar decisiones, no se muestra la situación objetivamente (hechos, escenarios y posibles consecuencias), dejando paso al  “miedo a que nos vean” y se olvida que la toma de decisiones debe estar al servicio de los objetivos del proyectos y de nuestro equipo (ver Código Ético PMI).

Afortunadamente, existen profesionales que se arriesgan y dicen lo que tienen que decir, haciendo uso de la empatía, sin embargo, existen organizaciones que no quieren escuchar y estos profesionales son vistos como los sinceriCIDAS del proyecto, llevando muchas veces a la rotación del talento.

Entonces, ¿Cuánto nos cuesta “no” tomar decisiones?.  Algunos de los efectos los menciono a continuación:

1. La Marca Corporativa se ve afectada, aunque algunas decisiones no repercuten inmediatamente, los sucesos encadenados pueden traer efectos negativos en la marca corporativa de tu compañía.

2. El tiempo invertido en fomentar el talento se pierde, pues generalmente estos profesionales que dicen lo que tienen que decir se van.

3. La pertenencia del equipo disminuye, el no tomar decisiones afecta directamente la credibilidad en el proyecto lo que se traduce en una falta de confianza por parte de los colaboradores.

4. Los costes de no conformidad aumentan.

5. Los costes operativos aumentan.

6. La satisfacción del cliente/usuario disminuye considerablemente.

7. Los riesgos que se activan pueden afectar ya no solo el proyecto sino en algunos casos la estrategia de la Organización.

8. La calidad del producto disminuye.

9. Aumentan los conflictos dentro del equipo.

Esto nos lleva a concluir que la toma de decisiones implica madurez, y esta madurez está relacionada en aceptar las consecuencias de nuestros actos.  Este enfoque va más allá de las culpas, implica hacernos responsables y nuevamente HACER algo para darle un giro positivo.

Para poder trasladar lo expuesto anteriormente a nuestro día a día, quiero compartir una anécdota que ocurrió en mi época de universitaria cuando participaba como coralista en el Coro de mi Universidad, una experiencia que sin duda marcó positivamente mi crecimiento personal y profesional:

file0001545806234Cuando los Directores preparan las obras están conscientes de que el factor humano puede llevar a una desafinación, a pesar de horas de ensayos.  En plena interpretación de una obra, una cuerda se puede bajar medio tono, incluso tonos completos o se puede ir a destiempo, en esos momentos de HACER, el Director debe utilizar sus herramientas para que el coro vuelva al tono y al tiempo establecido por la obra.  Ahora bien, ¿Alguna vez han visto detener una obra y volver a empezar?, en realidad esto sucede muy poco, entran en juego varios factores incluidos el prestigio del Coro y del Director, sin embargo ¿El mantenernos como estamos nos da garantía de éxito?, tal vez si, tal vez no, depende de la decisión y del entorno.

Pues bien, en el año 1999, asistimos a un Encuentro Coral Universitario en la Universidad de los Andes, Venezuela.  Este evento era muy importante, se reunían los mejores coros y orfeones universitarios, nuestro Director Rubén Rivas goza de un alto reconocimiento por su trayectoria profesional y por lo tanto las expectativas sobre el Coro UNET eran altas.  El día del concierto, en la interpretación de la segunda obra ocurrió algo catastrófico entramos en el tono que no era, y la obra iba en picada si continuábamos ahí, luego de los 3 primeros compases el Director cerró su mano, nos miró, no seguimos emitiendo ni un sonido, se dio la vuelta, se acercó al piano y tocó nuevamente el acorde correcto.  Fueron unos segundos  terribles, sin hablarnos, y manteniendo la sonrisa frente al público, compartíamos un sentimiento: “nos equivocamos, que mal”, “¿y ahora qué?”, volvimos a iniciar la obra en el tono correcto y de ahí en adelante el concierto fue maravilloso y el público quedó encantado.

Aula Magna UCV 2002

Aula Magna UCV 2002

¿Qué hubiese pasado si nuestro Director hubiese continuado la obra bajo esas circunstancias?,  ¿Qué nos hubiese costado como institución coralista el no empezar de nuevo la obra?.  Esa acción de despojarse del ego y de hacernos responsables de lo que estaba pasando, me ha marcado toda la vida.

Aprendizaje:

En un equipo, ya sea una coro, un equipo deportivo, un equipo de trabajo, una empresa, la responsabilidad máxima recae sobre quien dirige el equipo, por lo tanto si el Liderar es estar al servicio del equipo, el Jefe de Proyectos, el Emprendedor, el líder de departamento debe tomar acción cuando se requiere, utilizando hechos para ser objetivos, también debe sembrar la responsabilidad en la toma de decisiones dentro de su equipo (sin culpas), y por supuesto actuar con coherencia pensando en los objetivos del proyecto y del equipo.

Y tú…¿cómo siembras la toma de decisiones en tu equipo?

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Sobre la esencia de la gestión de proyectos

Cuando trabajaba en el mundo de la  Calidad observaba cómo los procesos agregaban valor a lo que ocurría en el proyecto, sin embargo a lo largo de la ejecución de éstos saltaban incidentes relacionados con la gestión del equipo, con la comunicación, con la gestión de expectativas; y aunque se realizaba una revisión de cada uno de estos eventos y se tomaban acciones correctivas, algunas veces estos procesos no llegaban a solucionar los problemas y/o los riesgos activados.  Algunas veces observé cómo se alargaban proyectos, cómo se perdían clientes o simplemente cómo se cerraban cuentas, y me preguntaba: ¿Cómo puede suceder esto si existen procesos institucionalizados y se trabaja en la mejora continua?

Empecé a indagar y a investigar, tratando de encontrar las respuestas sobre lo que sabía en ese momento: en los procesos, en los datos, en las tendencias…pero sólo encontré la respuesta cuando empecé a gestionar proyectos.  En un principio los proyectos gestionados estuvieron relacionados con la mejora continua, y aunque seguía en el mundo de la Calidad esos proyectos  pasaban por todas las fases de un ciclo de vida de proyectos, y fue ahí donde inicié el descubrimiento y la comprensión de lo que sucedía.

En ese momento decidí dar un cambio en mi carrera profesional y aprender la disciplina de la gestión por proyectos: ejecutándolos y formándome.

Hoy en día soy PMP® Certificada y quiero hacer una reflexión acerca de lo que es para mí la esencia de la gestión de proyectos.

Para mí esta disciplina está relacionada con el HACER:

  • Hacer que se defina un alcance para poder entregarle a nuestro cliente el producto/servicio que ha solicitado (y si no sabe lo que quiere ayudarle a definirlo).
  • Hacer que nuestro equipo entienda lo que hay que hacer y que se comprometa.
  • Hacer que tú y tú equipo se formen en aquellas disciplinas que son vitales para el éxito de cualquier proyecto: comunicación, trabajo en equipo, resolución de conflictos, gestión de riesgos, mejora continua. No solo en la habilidades técnicas (hard skills) sino también en las blandas (soft skills)
  • Hacer que los procesos se ejecuten.
  • Hacer que las oportunidades se potencien y las amenazas disminuyan. Gestión de riesgos.
  • Hacer que las restricciones y supuestos de tu proyecto estén entendidos y que se ha detectado lo que el proyecto necesita. Definir las condiciones de aceptación y criterios de éxito.
  • Hacer que la información esté allí para tu equipo, y si no la tienes HACER un plan para conseguirlo.
  • Hacer, Hacer, Hacer.

A la lista anterior le agrego, entre otras cosas, la medición que es la herramienta para saber cuantitativamente lo que está pasando (apoyando así la toma de decisiones), y la negociación, esta última como algo constante a lo largo de la ejecución del proyecto.

Ahora bien, si la esencia de los proyectos está en el HACER, esta disciplina la puedo trasladar a cualquiera de mis facetas, pues cualquier cosa que quiera realizar la puedo gestionar como un proyecto, y aquí viene para mí la mayor utilidad.  Esta disciplina me ha ayudado a llevar a cabo el proyecto más importante…MI VIDA.

Así como los Procesos existen en nuestro día a día, todo lo que nos propongamos como humanos y como profesionales lo podemos enfocar como un proyecto, trayendo a nuestra realidad la materialización de lo que queremos.

Y es allí de donde proviene la esencia de todas estas disciplinas, de nuestra vida como humanos, y por lo tanto deben estar al servicio de nosotros: como clientes, como emprendedores, como empleados, como ciudadanos, como personas.  Así pues, a lo largo de todo este tiempo he aprendido a trasladar tanto la disciplina de proyectos como la de calidad a mí día a día.  Por ejemplo, cuando quiero hacer algo para potenciar mi profesión me armo un proyecto personal (así surgió este blog), cuando quiero irme de vacaciones diseño un proyecto familiar de vacaciones, cuando quiero sanarme el alma y el cuerpo defino lo que quiero y busco cómo potenciarlo a través de un proyecto emocional.   Con la calidad he aprendido a verme, a ver mis fortalezas y debilidades, aceptar estas últimas y potenciar las primeras. 

Actualmente, nos encontramos sumergidos en una serie de cambios constantes, en un caos colectivo, y tenemos la responsabilidad con nosotros y con nuestro equipo de HACER algo para surfear en este ecosistema. 

Ese algo, entre otras cosas, para mí es actuar con Coherencia, y lo podemos hacer a través de una herramienta creativa importantísima: NUESTRAS EMOCIONES.

Los proyectos son ejecutados por personas y para personas y ya no podemos ni debemos gestionarlos de la misma manera, aprendamos de la Gerencia Emocional como herramienta que alimente esa esencia de proyectos…empezando por ti:

  • ¿Haz definido tus objetivos de Vida?, ¿Haces lo que quieres? o ¿son las circunstancias y cambios las que te manejan?
  • ¿Cómo afrontas los procesos de tu vida?, Los aceptas, los evades.  Te recomiendo que pienses en las situaciones que se repiten cíclicamente, es la manera en la que la vida te habla.
  • ¿Cómo te amas?, te alimentas bien, haces ejercicio, sonríes.
  • ¿Qué haces para alimentar tu espíritu?, lees, estás con los tuyos, oras, meditas, caminas.
  • ¿Cómo amas?, ¿conoces y gestionas las expectativas de los seres que amas?, ¿sabes escuchar?, ¿fomentas la comunicación?
  • ¿Cómo te aceptas?, ¿trabajas la tolerancia en tu vida?, ¿te aceptas como eres?

Aunque esto te pueda parecer demasiado Emocional, es importante que por un minuto:

  1. Te detengas.
  2. Pienses en esto: ¿Sé gestionar mi vida? ¿Cómo puedo ser creíble ante mi equipo si no soy coherente conmigo mismo?
  3. Arma tu plan para HACER  y actuar en consecuencia.

Nos lo debemos, ya no sólo como Jefes de proyectos, Líderes de equipo o Emprendedores…sino como humanos.

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¿Podemos vivir sin procesos? II

En el post anterior comentaba que existían Organizaciones del Caos que a pesar de no tener el visor de la cámara ajustado hacia un enfoque por procesos, existían algunas que empezaban a dar frutos y los invitaba a hacer uso de la creatividad para potenciar el conocimiento y la mejora continua.

Como profesionales, tenemos la responsabilidad de diseñar soluciones mancomunadas y prácticas que apoyen el proceso de madurez de las organizaciones.  Para ello tenemos que estar conscientes que así como los cambios predominan la dinámica global éstos también marcan la tendencia en el cómo diseñamos los procesos.

cineEn los proyectos cinematográficos, por ejemplo, existen tres grandes procesos:

  • Preproducción: donde nace la idea y se realiza el plan de trabajo: qué, cómo, dónde y cuándo.
  • Producción: ejecución de nuestro plan.
  • Postproducción: etapa de montaje/edición de lo que ha sido grabado.

A pesar de la existencia de estos tres procesos, no toda película se ejecuta de la misma manera, cada director tiene su toque creativo y añadirá “algo” que hará el proyecto diferente.  Pues bien, cuando estamos modelando procesos, es importante internalizar que no existen recetas mágicas ni todo el tiempo se hace de la misma manera, pues debes integrarte con el ecosistema que te rodea, aprender y diseñar mejoras que apoyen las fortalezas de las organizaciones que están en proceso de madurez.

En el proceso de diagnóstico debes conocer cómo funciona la organización, determinar si estás en frente de una Organización del Caos y detectar sus fortalezas.  Es importante en este punto hacer uso de herramientas establecidas y comparar hacia estándares, esto te permite establecer el nivel de madurez a través de criterios definidos. 

Luego tenemos el diseño o modelado de los procesos, aquí es donde te invito a darle el “toque personal” con  manoscoherencia, y co-construir con el equipo, sembrar los procesos.  Es importante que integres a los que están en pro de las mejoras y sobretodo a los que no…pues todos son una fuente de inspiración.  Finalmente, la postproducción, revisa lo diseñado, evalúa los primeros resultados y ve incorporando mejoras para que el producto final vaya tomando la forma que queremos.  En ambos ejemplo el ciclo de Deming se hace presente (Plan, Do, Check, Act).

Es importante que el lente hacia el Enfoque por Procesos sea co-construido, pues si la organización aún tiene el visor de la cámara ajustado hacia actividades diarias se puede generar el efecto contrario, lo que se puede traducir en:

1. Equipo desmotivado

2. Problemas de comunicación

3. Repetición de errores.

4. Clientes no satisfechos y por tanto un nivel bajo de productividad.

Atrévete a añadir un toque de creatividad a tu proyecto, cambia el enfoque del visor fotográfico y así viviremos con los procesos de manera armónica.

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