¿Podemos vivir sin procesos? II

En el post anterior comentaba que existían Organizaciones del Caos que a pesar de no tener el visor de la cámara ajustado hacia un enfoque por procesos, existían algunas que empezaban a dar frutos y los invitaba a hacer uso de la creatividad para potenciar el conocimiento y la mejora continua.

Como profesionales, tenemos la responsabilidad de diseñar soluciones mancomunadas y prácticas que apoyen el proceso de madurez de las organizaciones.  Para ello tenemos que estar conscientes que así como los cambios predominan la dinámica global éstos también marcan la tendencia en el cómo diseñamos los procesos.

cineEn los proyectos cinematográficos, por ejemplo, existen tres grandes procesos:

  • Preproducción: donde nace la idea y se realiza el plan de trabajo: qué, cómo, dónde y cuándo.
  • Producción: ejecución de nuestro plan.
  • Postproducción: etapa de montaje/edición de lo que ha sido grabado.

A pesar de la existencia de estos tres procesos, no toda película se ejecuta de la misma manera, cada director tiene su toque creativo y añadirá “algo” que hará el proyecto diferente.  Pues bien, cuando estamos modelando procesos, es importante internalizar que no existen recetas mágicas ni todo el tiempo se hace de la misma manera, pues debes integrarte con el ecosistema que te rodea, aprender y diseñar mejoras que apoyen las fortalezas de las organizaciones que están en proceso de madurez.

En el proceso de diagnóstico debes conocer cómo funciona la organización, determinar si estás en frente de una Organización del Caos y detectar sus fortalezas.  Es importante en este punto hacer uso de herramientas establecidas y comparar hacia estándares, esto te permite establecer el nivel de madurez a través de criterios definidos. 

Luego tenemos el diseño o modelado de los procesos, aquí es donde te invito a darle el “toque personal” con  manoscoherencia, y co-construir con el equipo, sembrar los procesos.  Es importante que integres a los que están en pro de las mejoras y sobretodo a los que no…pues todos son una fuente de inspiración.  Finalmente, la postproducción, revisa lo diseñado, evalúa los primeros resultados y ve incorporando mejoras para que el producto final vaya tomando la forma que queremos.  En ambos ejemplo el ciclo de Deming se hace presente (Plan, Do, Check, Act).

Es importante que el lente hacia el Enfoque por Procesos sea co-construido, pues si la organización aún tiene el visor de la cámara ajustado hacia actividades diarias se puede generar el efecto contrario, lo que se puede traducir en:

1. Equipo desmotivado

2. Problemas de comunicación

3. Repetición de errores.

4. Clientes no satisfechos y por tanto un nivel bajo de productividad.

Atrévete a añadir un toque de creatividad a tu proyecto, cambia el enfoque del visor fotográfico y así viviremos con los procesos de manera armónica.

Advertisements

1 Comment

Filed under "PMP", "Team Building", Calidad, Enfoque por procesos, gestión del conocimiento

¿Podemos vivir sin procesos? (I)

 La dinámica global en la quefile0001934410926 las Organizaciones se encuentran inmersas, hace necesario que se replanteen, modifiquen o se generen nuevas estructuras que permitan desarrollar la habilidad de adaptarnos a aquello que vivimos diariamente: Los cambios

La segunda ley de la termodinámica nos enseña que existen procesos reversibles (procesos ideales) y procesos irreversibles, siendo estos últimos los que existen en el día a día.  Análogamente, los procesos de cambios cumplen la esencia de esta ley, pues no podemos volver a la situación anterior una vez ejecutado el cambio, no podemos disipar el catalizador que generó esa acción, llevándonos a emprender el desarrollo de habilidades para gestionar la incertidumbre que éstos podrían generar. 

Aunque sabemos que desarrollar la capacidad de dirigir a través del cambio hace la diferencia ¿Por qué existen organizaciones que aún creen que se puede vivir sin procesos? ¿Por qué los excluyen de sus estructuras organizacionales?

Está claro que diariamente nos vemos inmersos en una serie de procesos, ya sea ejecutándolos o promoviéndolos, por lo que afirmar que “vivimos sin procesos” no es del todo cierto.  Entonces cabe preguntarse ¿qué es lo que promueve esta situación?, Para explicarlo voy hacer uso de la fotografía.OLYMPUS DIGITAL CAMERA

Cuando queremos capturar una imagen a través del lente o visor de la cámara, dirigimos nuestra atención hacia el objeto que queremos fotografiar y a través de los anillos de enfoque ajustamos la distancia entre la imagen y la película para lograr la nitidez que queremos. 

Algo parecido pasa en la vida real: cuando nuestro enfoque está dirigido hacia la ejecución de actividades diarias, estamos utilizando el lente de la rutina, del paso a paso, sin tener en cuenta la relación y el impacto de nuestras acciones en nuestro entorno, enfocando en algunos casos con el lente del caos.   

Ahora bien, si queremos una imagen nítida, que se adapte a lo que queremos obtener, lo primero que debemos hacer es cambiar el lente y dirigir nuestra atención hacia un Enfoque por Procesos. Al igual que pasa cuando tomamos la fotografía de un paisaje, debemos dirigir nuestra atención al todo que lo compone y su interrelación con la imagen principal.

file0002020065382Cabe preguntarse entonces que si vemos a través del lente del caos ¿El enfoque por Procesos es aplicable? ¿Solo basta con cambiar de lente?.   Busquemos la nitidez de esta fotografía, y digo esto porque no todo “orden” es bueno ni todo “desorden” es malo, lo mejor es el equilibrio. 

De acuerdo a una de las definiciones del caos:  “Comportamiento aparentemente errático e impredecible de algunos sistemas dinámicos…” (Real Academia Española), podríamos concl uir que existen “Organizaciones del Caos”, dado que las organizaciones son sistemas dinámicos, y los cambios generan incertidumbres que al estar con el anillo de enfoque caótico no permite gestionarlos adecuadamente.  Esta situación hace que el término entropía aparezca en el día a día de este tipo de organizaciones.

La entropía, según la teoría de la información es una medida de incertidumbre, y en termodinámica se explica que para que la entropía ocurra se ejecutan una serie de procesos “ordenados en sí mismos”, generando cambios en nuestro entorno, es por ello que la entropía se asocia muchas veces con los procesos creativos

Las Organizaciones del Caos que han dado frutos (por ejemplo con proyectos I+D) es porque han  utilizado su nivel más bajo de entropía produciendo un beneficio para todos los involucrados, haciendo uso de La creatividad, potenciando sus fortalezas y generando cambios para mejorar sus debilidades, podríamos decir entonces que son organizaciones en proceso de madurez, pues empiezan a aprender de sí mismas.

Es por esto que algunas organizaciones con menor madurez creen que con el “lente” de ejecución del paso a paso pueden conseguirbook los mismos resultados y excluyen el Enfoque de Procesos y por ende el de la Mejora Continua, generando el efecto contrario.

Como profesionales, tenemos la responsabilidad de fomentar las fortalezas de las Organizaciones del Caos para que el Enfoque por Procesos sea beneficioso y sobretodo hacer uso de la tecnología para promover el conocimiento en todas las áreas.

Tanto la entropía como los procesos existen en nuestro día a día, rompamos, rediseñemos o creemos estructuras que promuevan la creatividad y evitar el efecto quemado de nuestro equipo.

Cambiemos el enfoque de nuestro visor fotográfico y así, el mundo se verá y se sentirá diferente.

5 Comments

February 20, 2013 · 5:38 pm

Y Tu.. .¿Qué siembras?

Una de las cosas maravillosas que tiene esta Era del Conocimiento es la capacidad que tenemos ahora de compartir nuestras experiencias, de tener la información al alcance de un click, de participar en webinars tratando de encontrar, entender y visualizar cómo son aplicadas todas aquellas tendencias empresariales que son de nuestro interés.

Sin embargo, pareciera que intentar aplicar estas disciplinas, métodos y/o herramientas en los tiempos que corren se hace algo “cuesta arriba“.  Y es allí, donde nuestro día a día se hace presente, pues es en tú equipo de trabajo donde nace el aprendizaje de todas estas disciplinas.

Y fue así como uno de esos viernes de desayuno se transformó en este post.  Sobre nuestros cafés cayó el tema del team building y el uso de la inteligencia emocional empresarial (no precisamente con esas palabras, pero era el espíritu de la conversación).  La pequeña tertulia comenzó por nuestro ambiente actual, de cómo nos influye nuestro entorno laboral,  y de los tipos de liderazgo que cada uno de los presentes ha experimentado.  Entre una cosa y otra, una de mis compañeras mencionó la inteligencia emocional a lo que otro compañero respondió: “con esto hay que tener cuidado porque las cosas se pueden tergiversar”, intervine indicando que estaba totalmente de acuerdo, sin embargo añadía un pequeño matiz pues: “todo depende de la semilla que llevas dentro“.  

Si tu intención es lograr objetivos a largo plazo, no sólo con tu cliente sino con los que hacen realidad el producto y/o servicio (tu equipo), entonces podemos decir que estás “sembrando equipo“.

Como líder de proyecto, tienes que tener presente que no se trata (solo) de crear un equipo “friendly“, se trata de estar allí para resolver conflictos y echar mano de la inteligencia emocional para ser asertivo y decir lo que tengas que decir a tiempo.  

Como miembro de equipo, también eres responsable de lo que entregas cada día, tanto de la parte técnica (hard skills) como de lo que das cada día a tus compañeros de trabajo (soft skills).

Cualquier tendencia empresarial es total y absolutamente maleable y extensible, de ahí la importancia de decidir qué quieres sembrar y sobretodo para qué.

Basada en el espíritu que me mueve día a día creo que se hace necesario echar mano de nuestra creatividad para lograr conseguir resultados, pues gran parte del éxito está en cómo gestionas tu equipo.

Tienes todo el derecho de sembrar lo que quieras y de construir el equipo como quieras…solo sé responsable para que los frutos sean mancomunados.

6 Comments

Filed under "Team Building"