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Lo tradicional, lo ágil, lo real

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A lo largo de este año, los post escritos en siembracreatividad, han estado relacionados con las características, actitudes y herramientas que se requieren en esta nueva Era del Conocimiento.

Ahora le ha tocado el turno a los cambios organizacionales, específicamente a la Cultura Ágil.

Las Organizaciones y el mundo en general está buscando una nueva forma de HACER, esto incluye no sólo sembrar nuevos estilos de liderazgos, herramientas colaborativas, optimización de procesos, tecnologías verdes, etc., sino ver todas estas prácticas con un Enfoque Integral donde lo humano se hace parte fundamental de la ecuación.

Si buscas resultados diferentes no hagas siempre lo mismo . Albert Einstein

Y es precisamente ese Enfoque Integral lo que hace que el mundo de la Mejora Continua y la Gestión de Proyectos sean mi pasión, sin embargo creo que ambas prácticas no han sido aprovechadas al 100% por todos y en muchas ocasiones su proceso de implantación no ha sido el más adecuado. Y es allí donde viene el objetivo de este post:

Hacer evidente lo que se debe tomar en cuenta a la hora de implantar cambios de paradigmas en tu organización. 

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1. Lo tradicional:

Frederick Winslow Taylor padre de la organización científica del trabajo (taylorismo) fue un pionero en su época, logró un método científico que permitió optimizar el trabajo y reducir los costes.

Esta teoría estaba basada en la especialización de las operaciones, es decir: aumentar la destreza del personal a través de la especialización y conocimiento técnico, división de tareas, trabajo individual y mecanizado, control de los tiempos ejecutados en planta.

Por otro lado Henri Fayol se dedicó a crear la Teoría Clásica de la Administración cuyos principios estuvieron basados en mejorar la eficiencia de las organizaciones a través de la forma de las estructuras (departamentos) que conforman las organizaciones y sus relaciones.

Ambas teorías (operativa y administrativa) estuvieron orientadas en mejorar la eficiencia del trabajo a través del orden, estabilidad, jerarquía y control.  Lo anterior generó lo que hoy en día se conoce como Organizaciones Funcionales.

Edwards Deming consultor y difusor de los conceptos de Calidad Total introdujo los conceptos de estadísticas de control procesos en Japón en los años 50, convirtiéndose en una persona clave en el desarrollo de este país luego de la Segunda Guerra Mundial. La Calidad Total gira entonces el enfoque tradicional hacia la gestión de los procesos, considerando la Organización como un todo integrado e introduciendo el concepto de Satisfacción al Cliente. En cuanto a la gestión de proyectos se refiere, encontramos la gestión de proyectos predictivos, marcos de trabajo que fue adoptado por las empresas de tecnología.

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2. Lo ágil:
La agilidad aunque pareciera ser algo que está de moda; tiene su base en la Calidad Total.

Desde mi punto vista la agilidad ha evolucionado desde los años 50 para convertirse en una filosofía de trabajo, siendo la colaboración, entrega de valor y respuesta rápida a los cambios los valores que la conforman.

Así encontramos que el Lean Manufacturing (1937) es un modelo que nace en Toyota para la gestión, con una visión de entregar el máximo valor a los clientes.

KAIZEN (1950) o mejora continua es un modelo con enfoque integral que se apoya en la sinergia creada por el trabajo en equipo para alcanzar los objetivos de una Organización, es decir incluye: personas, negocio, procesos y herramientas.

Aunque existen muchas más herramientas (JIT, Kanban, 5S, etc.) las dos anteriores son para mí la base de la agilidad.

Es importante destacar que la agilidad no está relacionada únicamente con el mundo de desarrollo de software, sin embargo en los últimos años ha sido este sector el que ha impulsado la implantación de estas buenas prácticas, naciendo en 2001 el manifiesto ágil.

La gestión de proyectos también ha evolucionado, actualmente contamos con SCRUM (entre otros) el cual es un marco de trabajo para la gestión de proyectos, su objetivo es incrementar el valor del cliente en periodos cortos de tiempo. El ecosistema ágil también se compone de Coaching, Liderazgo 2.0, Community Managers, Conocimiento y empoderamiento individual.

 

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3. Lo real:

¿En qué parte del ecosistema nos encontramos actualmente?.

La realidad nos muestra que coexistimos organizaciones 1.0 y 2.0, liderazgos tradicionales con nuevos estilos de liderazgos, empresarios y emprendedores y un sistema económico tradicional que va evolucionando poco a poco para soportar este ecosistema.

Actualmente vemos empresas que se están reestructurando (unas por decisión propia otras por efectos externos), nuevas maneras de hacer negocios (Ver Agilidad y Lean Startup por Javier Garzás), algunas personas nos movemos por convicción, otras porque el mercado los empuja y otras se quedan como están, porque aún su manera de hacer las cosas les funciona, sin embargo independientemente de la etapa en la que nos encontremos tenemos un punto en común:  La Tecnología, y quizás por ello enfocamos todo el esfuerzo en ella mas que en el entendimiento y adopción de los procesos que están detrás.

Desde mi punto de vista la manera de implantar estas nuevas tendencias deben de tener base en el valor y la adaptabilidad.
Entonces, si la agilidad es una filosofía bondadosa ¿por qué no la estamos aprovechando al 100%?.

Personalmente pienso que por un lado se siguió realizando consultoría de la misma forma que años atrás, y por otro lado pecamos de orgullo, la creencia de: “esto es algo más y con dos y tres conceptos lo puedo implantar de manera fácil…por algo es ágil no?” 😉

Acciones que debemos evitar si queremos que el proyecto de transformación sea exitoso:

1. Diseñar los nuevos procesos sin antes detectar las fortalezas y oportunidades de mejora que tiene esa Organización, Pyme, negocio, emprendedor.
2. No tomarnos el tiempo de conocer al equipo, y de practicar la escucha activa.
3. Todas las personas somos diferentes, por tanto cada organización tiene su particularidad lo que implica que para que la agilidad tenga valor debemos adaptarla a la realidad en la que estamos.
4. Enfocar todo el proyecto de transformación en la plataforma tecnológica o por el contrario enfocar el proyecto sólo en los conceptos, ambas partes son incluyentes e importantes.
5. Creer que lo sabemos todo: “esto de la agilidad es solo ajustar las herramientas que tengo” :).
6. No identificar e involucrar el círculo de influencia: contrato a alguien que me apoye en este proceso de implantación sin involucrar a todo mi equipo desde el principio, la disponibilidad para que mi equipo sea el núcleo del proyecto de transformación es nula.
7. No prepararnos para la natural resistencia al cambio.

Acciones que debemos fomentar para que el proyecto sea exitoso:

1. Conoce a tu equipo para potenciar sus fortalezas.
2. Define una meta para el proyecto e involucra a todos los que formarán parte del círculo de influencia del proyecto con esa meta.
3. Alíate con los mejores, es importante buscar un Coach de Agilidad.
4. Mira el todo, no te enfoques sólo en el proyecto de transformación, revisa el impacto que tendrá en el resto del sistema (riesgos positivos y negativos) y toma acción dentro de tu proyecto.
5. La plataforma tecnológica es pieza fundamental (así como la definición del marco de trabajo), involucra al equipo de IT desde el principio para que las herramientas a elegir sean las más idóneas para tu realidad.
6. Muestra prototipos, es decir, evita una gestión tradicional para un proyecto ágil. Los prototipos incluyen: workflows, talleres de formación, escoger proyectos donde se pueda implantar esto para ir refinando y aplicando la mejora continua desde el inicio del proyecto.
7. Realiza actividades de teambuilding, será una oportunidad no sólo para sembrar equipo sino para detectar oportunidades de mejora para el proyecto de transformación.

Aplicando la agilidad en lo real: nuestra Vida.

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Una vez fui a una entrevista y se quedaron con cara de “esta persona no está bien de la cabeza” 😉 cuando les comenté que para mí la Gestión de Proyectos y la Calidad son una filosofía de Vida. Pues bien, si nos enfocamos en esta manera de HACER y miramos con el lente de LEAN podremos transpolar aprendizajes interesantes.

LEAN es básicamente todo lo concerniente a obtener las cosas correctas en el lugar correcto, en el momento correcto, en la cantidad correcta, minimizando el despilfarro, siendo flexible y estando abierto al cambio.

 

Si extrapolamos este concepto a la vida diaria sería algo como:

LEAN = ASERTIVIDAD

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1. Las cosas correctas en el lugar correcto: para ello tenemos que definir lo que queremos, hacia dónde ir. ¿Qué tipo de líder quiero ser? ¿Qué tipo de empresa quiero tener? ¿Qué quiero obtener con la implantación de esa metodología? ¿Qué tipo de padre/amigo/espos@/ quiero ser?. Un vez definido el SER o la INTENCIÓN empezaremos a decidir el momento correcto, es decir: Estrategia y táctica.
2. La cantidad correcta y minimizando el despilfarro: de energía y de contactos. El esfuerzo debe ser constante, sin embargo, debemos aprender a dosificarlo. Esto también incluye al entorno en el que nos movemos, las personas con la que conectamos. Si bien es cierto no debemos desperdiciar oportunidades, se trata de saber cuáles son las experiencias que nos aportarán valor. Elimina de tu vida los pensamientos negativos, las personas tóxicas y conéctate con la oportunidad de tu objetivo.
3. Siendo flexible y abierto al cambio: ya nada será lo mismo, por lo que debemos desaprender lo viejo y aprender una nueva forma de vivir la vida. Los cambios se hacen cada vez más presentes y constantes, por lo que debemos tener las raíces de un Roble pero la Flexibilidad de un Bambú para adaptarnos y aprovechar las oportunidades del entorno.
Esta herramienta te podría ayudar no sólo a visualizar tu estrategia sino te dará ánimos de lograr pequeños avances que tengan impacto en tu día a día.

Y tú…¿te atreves a sembrar lo real a tu vida?

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Filed under "Team Building", Agile, Calidad, Enfoque por procesos, estrategia, gestión del conocimiento